En todo el mundo, las empresas utilizan el correo electrónico para la comunicación, la transferencia de datos y la colaboración. El correo electrónico ha sido una herramienta eficaz para aumentar la productividad empresarial y aumentar la confiabilidad de los datos. Sin embargo, la facilidad de uso del correo electrónico y la formalidad reducida pueden crear comunicaciones no profesionales y una sobrecarga de datos. El uso del correo electrónico para empresas también tiene la desventaja de abrir la red de su computadora a posibles virus y malware que se envían a través de archivos adjuntos de correo electrónico.
Disminución de los niveles de gestión
Los empleados en todos los niveles del negocio pueden enviar correos electrónicos a cualquier persona en el negocio. Esta facilidad para enviar mensajes pasa por alto la cadena de mando establecida e interrumpe los procesos de revisión estándar para problemas relacionados con los recursos humanos. Esta informalidad también puede causar una interrupción a los ejecutivos que necesitan enfocarse en oportunidades de alto nivel en lugar de problemas cotidianos de personal.
Exactitud
La facilidad de enviar correos electrónicos puede disminuir la precisión de la información. Como un medio más informal, los remitentes suelen responder a los mensajes rápidamente y no revisan la información. Los empleados también pueden sentirse presionados para responder a las solicitudes rápidamente sin tener en cuenta la precisión. Cuando los mensajes se envían con información incorrecta, puede ser difícil corregir el error debido a la rápida difusión del correo electrónico a otras partes.
Competencia
El correo electrónico puede aumentar la competencia empresarial. Los clientes pueden enviar cotizaciones de ventas a los competidores solicitando precios más bajos. Si reciben un precio más bajo, pueden ir con un competidor o regresar solicitando un precio aún más bajo. El correo electrónico también facilita que sus clientes trabajen con compañías offshore que brindan servicios a precios más bajos debido a los salarios más bajos y el menor costo de vida en los países en desarrollo.
Profesionalismo
El correo electrónico puede llevar a un menor nivel de profesionalismo. Los empleados tienden a utilizar un enfoque menos formal para las comunicaciones cuando usan correos electrónicos, lo que puede parecer poco profesional para los clientes actuales y potenciales. El formato de la creatividad a través de los cambios de texto y color puede parecer juvenil e inconsistente con el perfil de su empresa.
Mayor empleo
El correo electrónico puede aumentar la necesidad de empleados. Es posible que se necesiten empleados adicionales del servicio de atención al cliente para responder a los correos electrónicos de los consumidores, y que se necesiten más asistentes ejecutivos para ayudar a clasificar y responder a las comunicaciones por correo electrónico de los ejecutivos ocupados.
Sobrecarga de información
El correo electrónico puede crear fácilmente una sobrecarga de información en los destinatarios. La facilidad de copiar mensajes en toda la organización puede sobrecargar a los empleados con información no deseada o innecesaria para revisar. La sobrecarga de información disminuye la productividad.
Seguridad
La seguridad de los datos puede ser difícil de mantener, ya que la información confidencial se puede enviar fácilmente por correo electrónico. Los virus enviados a través de archivos adjuntos de correo electrónico, que causan daños en el sistema informático y la pérdida de datos, pueden comprometer las redes informáticas.
