Parte del trabajo de un gerente es disciplinar a los empleados que no cumplan con las reglas. Si bien una simple advertencia verbal será suficiente para las infracciones menores por primera vez, las infracciones más serias o repetidas requieren una advertencia escrita y documentada. Esto ayudará no solo a explicar al empleado lo que hizo mal y lo que se espera de él, sino que también le permitirá guardar una copia de la advertencia del archivo del empleado, que puede ser útil más adelante. Escribir una advertencia de este tipo puede parecer una tarea desalentadora, pero con una plantilla de advertencia escrita, el proceso puede ser bastante simple.
Consejos
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Una advertencia escrita debe seguir una plantilla estándar e incluir información como las reglas que se rompieron, una descripción detallada de la ofensa y cómo el empleado necesita mejorar.
Por qué usar una advertencia escrita
Una advertencia por escrito puede ser útil tanto para el empleado como para la empresa. Para el empleado, la advertencia puede proporcionar una guía e instrucciones claras sobre lo que la compañía espera de ella y cómo mejorar el rendimiento de su trabajo para evitar más advertencias. Para la compañía, la advertencia escrita puede ayudar a probar que se tomaron medidas para que se puedan tomar más pasos si el problema continúa. También sirve como documentación del problema en caso de que el empleado presente algún tipo de disputa legal más adelante, como un caso de despido injustificado.
Cuándo usar estas advertencias
Cada negocio tendrá diferentes problemas con diferentes empleados según las reglas propias de la compañía y el tipo de personas que trabajan allí. Dicho esto, la razón más común por la que los empleados están inscritos en todas las industrias es la tardanza excesiva.
Por lo general, se envía una carta de advertencia a un empleado después de que se haya dado una advertencia verbal, pero no siempre es así. Si ocurrió una infracción grave por una sola vez, tiene sentido evitar una advertencia verbal e inmediatamente tener una advertencia por escrito que pueda incluirse en el expediente del empleado. Vale la pena señalar que todas las advertencias verbales deben documentarse después del hecho, incluida la hora y la fecha de la advertencia, y que éstas deben ingresarse en el archivo del empleado para que no haya confusión en cuanto a si el empleado ha sido advertido o no. Un problema particular.
Usando una carta de reprimenda
Es una buena idea buscar plantillas tanto para una advertencia escrita como para una carta de disciplina para el empleado antes de que las necesite. Deben ser personalizados para su empresa y preparados para su uso antes de que realmente escriba a un empleado. Cada empleado que recibe un aviso de advertencia o disciplina debe recibir el mismo formulario completado con información relevante al problema específico que se está documentando. Esto asegurará que todos los empleados sean tratados de manera justa y equitativa.
Siempre llene cada espacio en blanco en una carta de formulario de advertencia preimpresa.Si algo no se aplica, puede escribir "N / A" para que quede claro que no fue aplicable y que no fue negligente al completar el formulario. Si realmente escribe una carta usando una plantilla, no necesita hacer esto, pero aún así, escríbala con el mayor detalle posible. Tomar estos pasos puede protegerlo si surgen problemas legales más adelante. Por esta razón, siempre use un lenguaje formal y evite usar taquigrafía o jerga.
Si bien debe trabajar con una plantilla, el tono específico utilizado en una carta de amonestación debe variar según la gravedad de la infracción. Por ejemplo, si el empleado llegó tarde algunas veces, simplemente puede concentrarse en corregir el comportamiento y establecer un tono más positivo para alentarlo a que se presente a tiempo. Sin embargo, si un empleado maldice a un cliente, es posible que desee tener un tono mucho más serio que se centre en las posibles sanciones en caso de que vuelva a cometer un error.
Entregue la carta al empleado en persona, no por correo electrónico y no solo dejándola en el escritorio del empleado. Puede optar por tener un testigo presente o no, pero no maneje el asunto públicamente frente al resto del personal. Esto puede ser difícil e incómodo, pero es importante hacerlo. Sin embargo, en realidad puede ser beneficioso hablar con el empleado sobre la situación, ya que puede creer que la letra suena más o menos estricta de lo que pretendía, e incluso su presencia puede ayudar a enfatizar el tono que deseaba tomar en la carta.. Puede suavizar el impacto de la carta ofreciéndole al empleado algunos comentarios positivos, pero nunca lo haga si causa alguna confusión sobre la gravedad de la advertencia que está emitiendo.
Siempre obtenga una firma del empleado mientras esté presente. Si se niega a firmarlo, pídale que firme una carta indicando que se negó a firmar la advertencia. Conserve la copia firmada para el registro del empleado. Si el empleado firmó una carta indicando que se niega a firmar la advertencia, engánchela a la carta. También proporcione una copia al empleado para sus registros.
Ejemplo de escritura de empleados
Una carta de advertencia por escrito debe comenzar con los trámites básicos, como el asunto, la fecha, la hora, su nombre, su título laboral, el nombre del empleado y el título laboral y los nombres de cualquier otra persona que reciba una copia del memorándum. Es posible que desee incluir el logotipo de su empresa en la parte superior del formulario, pero esto es opcional.
Si tiene un manual para empleados, primero debe indicar qué parte de la política de la empresa se violó. Puede escribir la política específica o simplemente incluir una referencia a la sección correspondiente del manual. Si no tiene un manual, simplemente escriba un breve resumen de las reglas de la compañía que correspondan.
Incluya si esta es la primera o la última advertencia, y si se trata de una infracción grave, tome nota de esto también. La advertencia debe tener un período de tiempo, lo que significa que si pasa el tiempo suficiente, la advertencia se eliminará del registro del empleado y no se contará como una advertencia previa. En otras palabras, una advertencia previa por escrito sobre la tardanza no debería contar contra la empleada si ella comienza a llegar tarde tres años después. Sin embargo, la carta aún debe permanecer en el archivo de personal del empleado como referencia. En general, una advertencia por primera vez debe durar seis meses, una infracción grave debe durar ocho meses y una advertencia final debe durar un año, pero esto puede variar según las políticas de su empresa.
A continuación, describa exactamente lo que sucedió con el mayor detalle posible, incluida la fecha, la hora y los nombres de todas las personas involucradas. No incluya detalles subjetivos como decir que el empleado fue malo con otro empleado. En su lugar, explique exactamente lo que hizo el empleado que podría interpretarse como ser malo. Puede elegir escribir su descripción de los eventos, la descripción del empleado de los eventos y cualquier descripción de testigos de los eventos si estas cuentas varían. Si utiliza un formulario preimpreso y no hay espacio suficiente para escribir todos los detalles relevantes, está bien adjuntar una segunda hoja de papel si es necesario.
Para ayudar al empleado a mejorar, siga los detalles de lo que sucedió con la forma en que el comportamiento del empleado debe cambiar y con qué rapidez debe realizar dichos cambios. Continúe con información claramente detallada sobre las consecuencias que se producirán si ella no corrige su comportamiento. Recuerde que la advertencia escrita no es una acción disciplinaria, así que asegúrese de indicar qué acciones disciplinarias ocurrirán si el problema continúa. Finalmente, firme y feche la carta, preséntela al empleado y pídale a ella y a cualquier testigo de la reunión que también la firmen y fechen.
