Antes de que el correo electrónico adquiriera popularidad, las transmisiones de fax presentaban la única forma de enviar comunicaciones escritas rápidamente. Podrían proporcionar documentos e impresiones en unos pocos minutos a lo largo de cientos o miles de millas. Desde que el correo electrónico se ha utilizado ampliamente, algunas compañías han abandonado completamente las máquinas de fax. Aún así, los faxes tienen algunas ventajas sobre la comunicación por correo electrónico.
Problemas de papel
Dado que las transmisiones de fax utilizan papel y el correo electrónico no, los problemas con el papel ponen en desventaja la comunicación del fax. Al igual que las impresoras, las máquinas de fax pueden experimentar atascos de papel. A diferencia de las impresoras, estos atascos de papel pueden ocurrir en una de las dos máquinas necesarias para completar una transmisión de fax. El documento original puede atascarse en la máquina de fax emisora, posiblemente inutilizando el documento si el atasco es lo suficientemente grave. En el extremo receptor, el papel que se está imprimiendo puede atascarse en la máquina de fax, interrumpiendo todo el proceso. La máquina receptora también podría quedarse sin papel, y el usuario en ese extremo puede no darse cuenta de que el papel se ha ido por algún tiempo. Esta demora puede hacer que las comunicaciones sensibles al tiempo queden sin respuesta durante horas o incluso días.
Proceso de un paso
Una de las fortalezas más grandes de las transmisiones de fax ocurre cuando una persona está tratando con un documento firmado o un documento que solo existe en una copia impresa. Si esa persona desea enviar el documento en un correo electrónico, debe visualizarlo con un escáner o una impresora multifunción. Luego, el usuario tiene que editar la imagen escaneada antes de elegir un lugar en el disco duro de la computadora para guardar el documento escaneado. Cuando la persona envía el correo electrónico, el archivo de escaneo debe adjuntarse al correo electrónico. En contraste, una persona que usa una máquina de fax simplemente coloca el documento en la máquina y pulsa algunas teclas para enviarlo a la parte receptora.
Edición
Los documentos enviados por correo electrónico pueden ser editados por un usuario, mientras que los documentos enviados por fax no pueden. En situaciones donde las dos partes colaboran en un proyecto, la capacidad de editar el documento ayuda a facilitar esa colaboración, brindando a ambos usuarios la facilidad de realizar cambios rápidamente. Si las dos partes están involucradas en una relación adversa, una transmisión de fax puede ser más atractiva. La naturaleza del documento de fax impreso hace que la modificación del documento para difamar o manipular a la otra parte sea más difícil.
Combinación
Muchas computadoras e impresoras de hoy pueden enviar faxes y correos electrónicos. Esto significa que los archivos digitales se pueden enviar desde una computadora a una máquina de fax, donde se entregan como un documento impreso. Estas computadoras e impresoras también pueden recibir transmisiones de fax de las máquinas de fax, brindando las ventajas tanto de fax como de correo electrónico.
