Muchos paquetes de prensa terminan yendo directamente a la papelera de reciclaje. Algunos de esos paquetes simplemente no interesaban a los lectores, pero otros estaban mal preparados. El formato correcto de un paquete de prensa aumentará las posibilidades de que la información se publique. Enviar el paquete por correo electrónico también aumenta la posibilidad de obtener la información impresa, no solo de obtener la información allí rápidamente, sino también de permitir que el material se reproduzca fácilmente.
Identifique sus metas para enviar un paquete de prensa y luego busque organizaciones de noticias que puedan ayudar a alcanzar esas metas. Los editores tienen muy poco tiempo extra, así que no lo desperdicien. Un pequeño periódico en Ohio que solo publica noticias locales no está interesado en una carpeta de prensa de un evento en California. Una estación de noticias que se centra en las finanzas no está interesada en una carpeta de prensa sobre un concierto de rock. Una vez que haya identificado los medios adecuados, busque la dirección de correo electrónico y el nombre del editor, si es posible, a través de la búsqueda en Internet o llamando a la organización. Se podría utilizar un correo electrónico general de la empresa si el correo electrónico del editor no está disponible. Familiarícese no solo con el medio de comunicación, sino con el estilo del medio de comunicación. Cuanto más cerca esté el kit de prensa del estilo de la organización de medios, mejor.
Escriba una breve declaración (de 3 a 10 palabras) sobre lo que está enviando en la línea de asunto del correo electrónico. Si es posible, intente mostrar por qué ese medio de comunicación en particular estaría interesado en la información. Por ejemplo, si el kit se envía a un periódico enfocado localmente, incluya la ubicación del evento o negocio en la línea del asunto.
Indique el punto de inmediato en el cuerpo del correo electrónico y, si es posible, conecte ese punto principal con el estilo y los intereses del medio de comunicación. Lo que incluya en el cuerpo del correo electrónico variará en función de lo que se incluye en el kit de prensa. Si el kit de medios es solo un comunicado de prensa, incluya el texto del comunicado en el cuerpo del correo electrónico y adjúntelo para su conveniencia. Si la carpeta de prensa es un paquete sobre un evento, escriba una breve declaración que indique qué es el evento, cuándo es y qué adjuntó. Si el kit de prensa es sobre un negocio local, escriba una breve declaración sobre por qué está enviando el kit.
Adjunte el archivo del kit de prensa al correo electrónico. Sea considerado con respecto al formato de archivo que está enviando, ya que no todos los medios de comunicación podrán abrir todos los tipos de archivos. En general, casi todos pueden abrir archivos PDF (formatos de documentos portátiles), y el software del visor se puede descargar de forma gratuita. Los archivos PDF también asegurarán que lo que vea en la pantalla de su computadora sea lo que verá el destinatario, sin cambios de formato de las diferentes computadoras. Los RTF (Formato de texto enriquecido) también son universalmente fáciles de abrir; sin embargo, el formato no se conserva en un archivo RTF y no es el mejor para documentos con gráficos.
Asegúrese de que las fotografías destinadas a la reproducción sean lo suficientemente grandes como para ser reimpresas con alta calidad; No comprima la imagen para que el correo electrónico se envíe más rápido. Los documentos de texto se pueden combinar en un solo archivo, pero las fotos que deben considerarse para publicación deben adjuntarse como archivos separados, ya que las imágenes no se pueden separar fácilmente del documento. El formato de archivo JPG es a menudo el mejor para las imágenes.
Vuelve al cuerpo del email. En la conclusión, haga una lista de los documentos que ha adjuntado y por qué; También menciona si los archivos están disponibles en un formato diferente. Al final del correo electrónico, indique su información de contacto completa.
Verifique todos los aspectos antes de enviar el correo electrónico. Asegúrese de que la dirección de correo electrónico sea correcta, que el cuerpo del mensaje no contenga errores y que los archivos correctos estén adjuntos.
