Los controles internos proporcionan un sistema de controles y balances que funcionan para evitar errores de entrada de datos intencionales o no intencionados, fraude y robo. Un sistema de control interno sólido debe garantizar que ningún empleado o grupo de empleados mantenga demasiado control o influencia sobre los flujos de efectivo, datos financieros, inventario y otros activos comerciales. La separación de tareas tanto como pueda es una de las mejores maneras de proteger su negocio.
Deberes incompatibles separados
La separación completa de funciones separa las funciones incompatibles: tareas o actividades que brindan la oportunidad a uno o más empleados de cometer y ocultar errores, fraudes o robos. El Instituto de Auditores Internos identifica la custodia de los bienes, autorizaciones y aprobaciones, y el registro y la presentación de informes como las tres categorías clave de obligaciones incompatibles. Según el IIA, las responsabilidades del flujo de trabajo deben evitar que cualquier persona tenga acceso y responsabilidad de la contabilidad de los activos financieros y físicos.
Prevenir el robo y el fraude
La nómina y las compras son dos áreas que requieren la separación de funciones. En el departamento de nómina, evite a los empleados fantasmas (alguien registrado en el sistema de nómina pero que no trabaje para usted) asegurándose de que la persona responsable de recopilar y mantener la información personal y financiera de los empleados no procese la nómina. Protéjase contra las compras no autorizadas o el favoritismo de los proveedores al separar el ingreso de órdenes y los deberes de autorización.
Reducir errores
La separación de tareas puede ayudar a reducir los errores involuntarios que afectan su balance final. Un ejemplo común es designar a un líder de equipo o supervisor para revisar y comparar las transacciones con la documentación de respaldo, como comparar las tarjetas de tiempo de los empleados con un informe de nómina. Del mismo modo que la entrada de pedidos y los deberes de autorización protegen contra los casos de robo y fraude, separar estos deberes y exigir que la persona con responsabilidades de autorización verifique los totales también puede reducir los errores de entrada de datos.
Consideraciones para pequeñas empresas
Las pequeñas empresas con solo unos pocos empleados o con un presupuesto de contratación ajustado no siempre pueden lograr una segregación completa. En este caso, los controles de mitigación son esenciales. A pesar de que los controles de compensación son "detectives" en lugar de preventivos, pueden proporcionar una seguridad razonable de que el departamento cumple con los objetivos de mitigación de riesgos. Por ejemplo, revisar informes diarios y semanales, realizar tareas regularmente rotativas, realizar verificaciones al azar de transacciones financieras o un recuento de inventario físico anunciado y programar auditorías internas semestrales son todos buenos controles de detección.
