La segregación de tareas en efectivo es una táctica para reducir el riesgo de pérdida de dinero accidental e intencional por parte de los empleados. La persona con mayor probabilidad de robar dinero en efectivo de una empresa es un empleado a largo plazo en un entorno laboral que carece de segregación de funciones. La segregación de tareas en efectivo es más común en las grandes corporaciones, pero las pequeñas empresas también pueden beneficiarse de una separación de funciones mínima o tener un gerente que supervise y revise a fondo las obligaciones en efectivo. La correcta separación de funciones en un negocio de efectivo requiere autorización, custodia, registro y conciliación.
Autorización
La autorización es el primer paso en la cadena de custodia. Sólo una persona está autorizada para realizar un deber. Por ejemplo, una persona puede recibir correo y cheques, pero no debe guardar los cheques bajo su custodia, registrarlos o conciliar el libro mayor en el que se ingresaron los cheques. Además, puede autorizar o preparar depósitos, pero no puede ir al banco para depositar el dinero. A veces, en una empresa más pequeña, la persona que autoriza un cheque puede conciliarlo solo si otro empleado o gerente lo depositó y registró.
Custodia
La duración de la custodia depende del deber. Por ejemplo, un cajero que maneja dinero por un turno de ocho horas en la mayoría de los casos no debe conciliar su propio cajón de efectivo. Sería aceptable para ella contar y registrar sus totales de fin de día, pero un superior debe conciliar los totales para verificar el efectivo contra los recibos. Esto asegura que todo el dinero se contabiliza y no falta ninguno.
Grabación
La grabación es el deber de efectivo que requiere que un gerente o empleado registre física o electrónicamente un total de efectivo en los libros contables de la compañía. Este arancel asegura un rastro de papel que sigue el dinero. En nuestro ejemplo anterior, el gerente que reconcilió el cajón de efectivo debe hacer que otro gerente registre el efectivo para depósito o efectivo disponible. Cuando varias personas manejan efectivo, es esencial separar los deberes a lo largo de la cadena de custodia.
Reconciliación
La reconciliación es el paso final en la separación de los deberes de efectivo y la cadena de custodia. Asegura que todos los que manejaron el dinero contabilizaron el efectivo, cheques o depósitos correctamente. Cuando un gerente o empleado concilia los totales de efectivo del día o la semana, brinda a la empresa la oportunidad de detectar cualquier error en la contabilidad o descubrir posibles robos internos. La empresa siempre debe tener una conciliación de persona diferente a la que recibió, manejó o registró el dinero.
