La separación de funciones es uno de los seis principios de las medidas de control interno que se utilizan como una forma de minimizar las posibilidades de error o fraude en el lugar de trabajo. También se conoce como separación de deberes. La división y la superposición de tareas es una excelente manera de disminuir las posibilidades de error humano o fraude.
Control interno
El propósito del control interno, como se indica en el manual de referencia de la Universidad de California, es proporcionar efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables. Cada persona que trabaja en una organización es responsable de garantizar la implementación de los controles internos. Las medidas de control interno no garantizan la ausencia de actos ilegales o inmorales en el lugar de trabajo.
Actividades relacionadas
Las actividades relacionadas son un concepto que aconseja a las organizaciones asignar tareas similares a diferentes personas en las áreas de compra y venta. Las actividades de compra relacionadas ocurren al ordenar, recibir y pagar por la mercancía. Los errores de pedido pueden ser perjudiciales para una empresa. Por ejemplo, si una tienda de autopartes no tiene las partes para un mecánico que compra piezas a través de esa tienda, puede terminar perdiendo el negocio de la mecánica. Otras actividades que deben dividirse son ventas, envío y facturación. El abuso puede ocurrir cuando una persona da descuentos a familiares y amigos, se envía mercadería a sí misma o cobra de más a los clientes y se embolsa la diferencia.
Mantener registros separados de la custodia física
Separar los deberes de mantenimiento de registros y custodia física se refiere a no permitir que un encargado de los registros tenga la custodia física de un activo. Lo mismo ocurre con el custodio del activo para no tener acceso a los registros contables. Esto limitará las posibilidades de que un custodio utilice el efectivo o los inventarios de manera inapropiada para uso personal o para que un contador registre incorrectamente las transacciones relacionadas con el efectivo o los inventarios.
