Una factura es un documento que un proveedor envía a un comprador junto con un envío de bienes. Establece los artículos incluidos en la entrega y la cantidad adeudada por ellos. Una declaración es un informe actualizado sobre lo que un cliente aún le debe a un proveedor en cuenta.
Diferencias de intenciones
El propósito principal de una factura es solicitar el pago a un comprador. La factura también informa al comprador del costo de cada artículo incluido en una orden de compra. Es la comunicación del proveedor sobre por qué el comprador debe una cantidad determinada. El propósito principal de una declaración es obligar a un comprador a realizar un pago a cuenta. Si bien el estado de cuenta incluye los cargos más recientes, también notifica al comprador las cantidades aún adeudadas en compras anteriores.
Elementos de factura
Una factura típica incluye una serie de elementos relacionados con el pedido en particular. La parte superior de la factura incluye un encabezado con un título de la factura, información de contacto del proveedor y un nombre y número de cliente. También tiene un número de factura para fines de seguimiento. La fecha de compra, el nombre del producto, el número del producto, los pedidos de cantidad y el costo por unidad se detallan para cada bien pedido. Un subtotal para todos los artículos comprados, una cantidad del impuesto sobre las ventas y un total final se muestran generalmente en la parte inferior de la factura. Tiene información sobre las condiciones de pago y también una dirección de pago.
Elementos de declaración
Una declaración no suele ser tan compleja o detallada como una factura. Muestra la fecha de cada transacción registrada durante el período del estado de cuenta. Algunas compañías solo incluyen montos impagos en los estados de cuenta, mientras que otras muestran todas las transacciones en un período determinado. El número de factura y el total de la factura de cada factura se detallan en el estado de cuenta. Esta información le permite al cliente hacer coincidir las facturas pagadas y no pagadas en el estado de cuenta con las facturas y recibos. La declaración también incluye los términos de pago y la información de remesas.
Fechas y pagos
Una factura normalmente incluye la fecha en que se procesó o envió un pedido, así como la fecha de vencimiento del pago. Una declaración tiene una "fecha de declaración", que es el día en que se finaliza la declaración y se envía al comprador. Es mejor que los compradores paguen de manera rutinaria los saldos adeudados cuando llega una factura en lugar de esperar las declaraciones, aconseja el contador Harold Averkamp. Los estados de cuenta se emiten a veces antes de que se procesen los pagos. Por lo tanto, al pagar las facturas de forma sistemática, evita la confusión sobre si se ha pagado un saldo cuando llega un estado de cuenta.
