La gestión central de efectivo se refiere a la práctica de tratar todas las transacciones financieras desde una única ubicación, en lugar de dejar las transacciones financieras en manos de ubicaciones individuales. Por ejemplo, su empresa puede optar por ejecutar todas las transacciones financieras desde la oficina principal en Seattle, en lugar de permitir que las oficinas satélites en todo el país manejen las finanzas de manera individual. Si bien la administración central de efectivo ofrece algunas ventajas, como una mejor supervisión financiera, también crea desventajas.
Incompatibilidad del software durante las expansiones
Aunque las compañías de software han tomado medidas para mejorar las complicaciones que surgen cuando diferentes programas intentan comunicarse entre sí, los problemas de interoperabilidad siguen afectando a las empresas. Este problema a menudo resulta especialmente problemático durante las fusiones. Si su empresa adquiere otro negocio que ejecuta un software de contabilidad o contabilidad diferente, la implementación de la gestión centralizada de efectivo en el negocio a menudo significa una revisión completa de la infraestructura de TI financiera del otro negocio. Tales revisiones requieren tiempo, mano de obra y costos.
Mayor impacto de fallos en el software
Suponiendo que nada salga mal con su sistema de administración de efectivo, los empleados deberían recibir su paga como un reloj. Pocos sistemas informáticos y paquetes de software permanecen sin problemas durante su vida útil. Las actualizaciones de software e incluso el firmware defectuoso pueden bloquear programas, comer datos y congelar sistemas. Además, el error del usuario al administrar o manipular el software de administración de efectivo o incluso los datos puede retrasar los pagos a todos los empleados y a todos sus proveedores. La administración de efectivo distribuida y en papel también tiene problemas de error de usuario, pero limita el problema a un grupo más pequeño o una instalación única, en lugar de a toda la organización.
Ajustes para múltiples zonas horarias
La administración centralizada de efectivo crea el potencial de problemas de tiempo si su empresa trabaja en múltiples zonas horarias o internacionalmente. Suponiendo que su empresa paga a todos los empleados en la misma fecha, su sistema debe tener en cuenta cuándo los bancos dejan de procesar las transacciones en todas las zonas horarias relevantes, y adaptarse a los tiempos de pago para los empleados que trabajan en la línea de fecha internacional. En lugar de enviar un pago masivo, como lo haría si todos los empleados vivieran localmente, su empresa debe administrar múltiples pagos masivos en un lapso de horas.
Otras Consideraciones
Muchas empresas pequeñas utilizan la administración centralizada de efectivo por defecto porque la empresa tiene solo una única ubicación. Si decide expandirse pero no implementar la administración centralizada de efectivo en ese momento, puede posicionar su negocio para un cambio futuro al instalar software idéntico en todas sus ubicaciones. Eso elimina el problema de interoperabilidad antes de que comience y significa que puede importar datos a voluntad desde cualquiera de las ubicaciones de su negocio. Mantener un sistema de administración de efectivo distribuido complica el trabajo de sus funcionarios financieros, ya que deben recopilar y evaluar la información financiera de todas las fuentes para determinar la capacidad financiera de su negocio.
