Un sistema de nómina es la vía a través de la cual procesa su nómina. No puede procesar su nómina sin un sistema de nómina. Los tres tipos de sistemas de nómina son manuales, computarizados internamente y externos (subcontratados). El sistema manual requiere que usted procese su nómina a mano; el computador interno utiliza el software de nómina para procesar la nómina; el sistema externo significa que usted subcontrata su nómina a un proveedor de servicios de nómina. Un diagrama de flujo del sistema de nómina muestra la secuencia en la que procesa su nómina. Agiliza el procesamiento de la nómina y lo ayuda a mantenerse al día.
Diseñe el diagrama de flujo con un programa de suite de oficina: esta es la mejor ruta para un aspecto profesional. Sin embargo, puedes dibujar el gráfico a mano. Cree cuadros y flechas, que muestran el flujo de su procesamiento de nómina, como dónde comienza y termina.
Crear un diagrama de flujo para un sistema de nómina manual. El diagrama de flujo debe mostrar todas las tareas manuales relacionadas con el procesamiento de su nómina a través de este sistema.
Ejemplo: recopile tarjetas de tiempo, verifique que las tarjetas de tiempo cumplan con las normas, comuníquese con los supervisores en relación con las tarjetas de tiempo faltantes o cuestionables y calcule manualmente las tarjetas de tiempo. Cree una secuencia que incluya las tareas de procesamiento de la nómina, como el cálculo manual de los salarios; Deducciones legales tales como impuestos sobre la nómina y embargos salariales; sueldos Deducciones voluntarias, tales como jubilación y beneficios de salud; y la creación de cheques de pago. Cree otra secuencia que muestre las tareas de procesamiento posterior, como crear y archivar manualmente el registro de nómina, crear y publicar asientos de diario, depositar el pago de los empleados en el banco y distribuir los cheques de pago.
Haga un diagrama de flujo para el sistema computarizado interno. Este sistema elimina el procesamiento manual. Haga que el diagrama de flujo sea específico para los requisitos de su software de nómina.
Ejemplo: cargue los datos de cronometraje en el software de nómina, revise los datos de cronometraje e investigue los escaneos faltantes, procese el nómina a través del software de nómina, imprima el informe de preprocesamiento, verifique la nómina a través del preprocesamiento, haga los cambios necesarios, cree y envíe el archivo de depósito directo al banco, deposite Los fondos de los empleados y los pagos de impuestos de nómina en el banco, y cerrar la nómina. En particular, cuando cierra la nómina, guarda todos los datos de la nómina para el período de pago en el sistema.
Crear un diagrama de flujo para el sistema externo. Cuando subcontrata su nómina, el proveedor del servicio de nómina requiere que le envíe los datos de nómina en cada período de pago. El proveedor generalmente le permite enviar los datos por fax, correo electrónico o en línea. El diagrama de flujo debe incluir detalles del método requerido.
Ejemplo de un método en línea: revisar los datos de cronometraje, comunicarse con el supervisor para obtener aclaraciones de cronometraje, ingresar los cambios en la nómina de los empleados y los datos de cronometraje en el sistema del proveedor, verificar los datos ingresados a través del sistema en línea del proveedor, verificar y archivar los datos de nómina recibidos del proveedor, y distribuir cheques de pago.
Consejos
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Diseñe el diagrama de flujo para que se relacione con cada procesamiento de nómina. Actualice el diagrama de flujo cuando ocurra un cambio en el sistema de nómina.
El diagrama de flujo debe incluir sus obligaciones tributarias federales y estatales sobre la nómina, como los pagos e informes de impuestos sobre la renta, incluido el procesamiento W-2.
