¿Recuerdas a Joan al principio de "Mad Men?" Era una oficial de oficina del más alto nivel, dirigía todo el grupo de secretarias y, básicamente, estaba a cargo de toda la oficina cuando se trataba de eso. Mantuvo un registro de todos los deberes de oficina, incluyendo mecanografía, reuniones, pedidos de suministros, citas para el almuerzo y más. O ella le dijo a los trabajadores debajo de ella que lo hicieran por ella. Un oficial administrativo puede recorrer la gama, desde alguien como Joan en la parte superior de la cadena de alimentos hasta una secretaria de nivel de entrada que atiende los teléfonos en la oficina de atrás.
Educación y entrenamiento
Los Joans de hoy deben agregar otra habilidad clave a sus currículos: experiencia con la tecnología. Debido a que las oficinas de hoy se ejecutan con computadoras, conocer varios programas, incluidos Microsoft Word y Excel, lo calificará mejor para el trabajo.
No es frecuente que necesites una educación que no sea un diploma de escuela secundaria para el trabajo de oficina, aunque un título universitario no duele. Sin embargo, las habilidades duras suelen ser las mejores herramientas a tener en cuenta, como la escritura y el conocimiento del equipo de oficina y los programas de software. Conocer su camino alrededor de un sistema telefónico complicado también ayuda.
Rasgos de un buen oficial de oficina
Además de las habilidades duras mencionadas, hay varias habilidades o rasgos blandos que son importantes para el trabajo de un oficial administrativo.
Habilidades organizativas: Uno de los rasgos más importantes que posee un funcionario administrativo son sus excelentes habilidades de organización. Debe realizar un seguimiento de las reuniones, mensajes, suministros, presupuestos y más. Una oficina administrada eficientemente es a menudo el resultado de un gran oficial administrativo.
Toma de decisiones: Si trabaja como funcionario administrativo, deberá priorizar las tareas y, a veces, tomar decisiones para su empleador. El buen juicio y las decisiones bien pensadas son grandes habilidades para tener.
Bueno con las personas: Las secretarias y los asistentes administrativos suelen ser las primeras personas que ve cuando ingresa a una oficina grande. Son la primera línea de defensa y la primera impresión de toda la operación. También interactúan con clientes, clientes y personal. Deben comunicarse de manera efectiva, crear un ambiente de trabajo positivo y tener experiencia en el trato con los clientes.
Habilidades de escritura. La comunicación escrita es una habilidad clave de los funcionarios administrativos que deben responder a los correos electrónicos, redactar memorandos y comunicarse con los gerentes, empleados y clientes. La buena gramática, la prosa fluida y un tono profesional son obligatorios en las comunicaciones escritas.
Salario
Si bien muchos consideran que el trabajo de un oficial administrativo es gratificante y atractivo, no se paga tan bien a menos que se convierta en un asistente ejecutivo. En mayo de 2016, el salario medio anual para secretarios y asistentes administrativos era de $ 37,230. Este es el salario en el que la mitad de los trabajadores en una ocupación ganaba más de esa cantidad y la mitad ganaba menos. El 10 por ciento más bajo ganó menos de $ 22,930, pero el 10 por ciento más alto ganó más de $ 62,230.
