Ya sea que tenga una pequeña empresa o una gran corporación, es importante almacenar y administrar adecuadamente los documentos creados en el curso de los negocios. Estos pueden incluir desde archivos digitales y declaraciones de impuestos hasta contratos e informes de proyectos. Ahí es donde entra en juego la administración de documentos y registros. Sus objetivos principales son procesar la información grabada, mejorar los procesos de trabajo generales y proporcionar una recuperación más rápida de los datos. Existen varios tipos de sistemas de gestión de registros, y cada uno tiene características distintivas.
¿Qué es un sistema de gestión de registros?
La falta de recibos o facturas comerciales, documentos archivados incorrectamente y archivos corruptos son reclamos comunes entre los dueños de negocios. Entre 2005 y 2018, más de 22 millones de registros fueron expuestos en los Estados Unidos como resultado de violaciones de datos. Además, los empleados pasan la mitad de su tiempo buscando información relacionada con la actividad de su empresa. Más del 26 por ciento dice que la gestión de datos en sus organizaciones es algo caótica.
Las empresas grandes y pequeñas están obligadas a mantener sus registros durante un período determinado. Los extractos bancarios y de tarjetas de crédito, por ejemplo, deben almacenarse en un lugar seguro durante al menos siete años. Lo mismo ocurre con los documentos de preparación de declaraciones de impuestos. Los estados de cuenta de inversión, los cheques cancelados y los talones de pago deben conservarse durante al menos un año.
¿Qué pasa si estos documentos se pierden o se dañan? Imagine encender su computadora para darse cuenta de que ha sido hackeado. Si su edificio de oficinas se incendia, todos sus archivos podrían perderse para siempre. Claro, siempre puede guardar copias en una ubicación diferente, pero esto implicaría más espacio y mayores costos.
Un sistema de gestión de registros, también conocido como sistema RMS, puede hacer que todo sea mucho más fácil. Este tipo de software le permite almacenar, encontrar y utilizar registros oficiales como evidencia de transacciones, pagos y otras operaciones comerciales. Los últimos programas de gestión de documentos y registros tienen características avanzadas como herramientas de búsqueda, capacidades de escaneo, herramientas de retención y clasificación, funciones de seguimiento de cumplimiento y más.
La administración de registros no solo garantiza que sus archivos estarán disponibles cuando los necesite, sino que también puede mejorar el flujo de trabajo y la productividad dentro de su organización. Los empleados podrán recuperar rápidamente datos, procesar información, identificar al propietario de cada serie de registros y eliminar datos redundantes.
Software de gestión de registros basado en la nube
Con un sistema de administración de registros basado en la nube, tiene todos sus documentos en un solo lugar. Esta solución de almacenamiento digital actúa como un almacén para los archivos dentro de su organización, lo que le permite acceder a ellos en cualquier momento y en cualquier lugar. Es particularmente útil para empresas con equipos remotos, así como para aquellas con oficinas en múltiples ubicaciones.
Este tipo de software RMS mantiene sus archivos seguros y elimina la necesidad de programas adicionales para realizar copias de seguridad de rutina. Además, permite a los usuarios asignar archivos específicos a otros miembros del equipo y enviar notificaciones en tiempo real en lugar de enviar correos electrónicos de ida y vuelta. Dado que los datos se almacenan en los servidores del host, es menos vulnerable a los ataques cibernéticos.
Software de gestión de registros empresariales
Las grandes organizaciones suelen optar por el software de gestión de registros empresariales. Estos programas tienen capacidades avanzadas y pueden almacenar, organizar y procesar grandes cantidades de datos. Con un sistema RMS empresarial, le resultará más fácil administrar registros físicos y digitales, rastrear el estado y la ubicación de cada archivo y transferir sus datos de sistemas heredados al software más reciente.
Para obtener los mejores resultados, elija un programa con controles de acceso de usuario seguro, indexación de datos en tiempo real y mecanismos de gestión de eliminación. Un sistema RMS empresarial confiable le permite colocar registros en espera, realizar búsquedas de texto completo e importar registros físicos y digitales en cualquier formato desde cualquier fuente. Estas características pueden optimizar las operaciones de su negocio y llevar a una mejor toma de decisiones.
Estos tipos de software de administración de registros se pueden dividir en otras categorías. Los sistemas de gestión de contenido, los sistemas de gestión de documentos y los sistemas de imágenes digitales son solo algunos de los que se mencionan. Cuál elegir depende de las necesidades y el presupuesto de su empresa.
