La gestión de registros en una empresa incluye la clasificación, almacenamiento, protección y conservación o eliminación de registros. Fotografías, correos electrónicos y archivos son considerados como registros. Los registros se clasifican de acuerdo a su función comercial. Por ejemplo, un archivo puede clasificarse como "activo" y ubicarse en la serie de informes de progreso. La serie en sí podría ser categorizada como histórica o fiscal.
Legal
La gestión de registros desempeña un papel vital para las organizaciones que producen muchos documentos legales. Es importante para la existencia de una corporación que se conserve una biblioteca de archivos legales. El proceso legal se puede hacer más complejo si se ignora la administración de registros. La documentación legal debe ser fácilmente accesible si la corporación está involucrada en un caso o si ocurre una crisis legal.
Administrativo
Desde una perspectiva administrativa, un programa de administración de registros debe identificar, preservar y eliminar los registros de manera lógica y legal. En los sistemas escolares, los registros de mantenimiento y archivo pueden incluir información proporcionada por los instructores. Este tipo de información incluye material escrito a máquina o procesado por palabra. También se incluyen las cartas que se han enviado a los estudiantes y los padres.
Investigación
La investigación de mercado, los planes estratégicos y los planes de negocios de una empresa son documentos que requieren tiempo. La forma en que se utilizan depende de los proyectos u objetivos en curso de la organización. Si una corporación está buscando penetrar en un nuevo mercado, puede depender de la investigación primaria o secundaria. Cualquier forma de material de referencia puede desempeñar un papel importante en los esfuerzos de expansión de una empresa.
