Tener un control sólido sobre las finanzas de su compañía es una parte importante de dirigir un negocio. Esto incluye administrar no solo el efectivo disponible de la empresa, sino también su deuda. Si bien hay varias formas de hacerlo, una de las más efectivas es usar un sistema de contabilidad de débito y crédito. ¿Comprendes el significado de débito y crédito, sin embargo? Más importante aún, ¿comprende las diferencias entre estos dos términos en referencia a su negocio y en qué se diferencian de a lo que está acostumbrado como consumidor?
Si está un poco confuso sobre las diferencias entre crédito y débito, no está solo. Dicho esto, cuanto más entienda sobre los créditos y débitos, mejor comprenderá cómo su negocio gasta su dinero. Si realmente desea controlar las finanzas de su empresa pero no está seguro en esta área, el mejor lugar para comenzar a aprender es con la definición de débito y crédito.
¿Qué es el débito?
Los débitos son transacciones que su empresa hace que cuestan dinero. Esto puede parecer simple, pero es un tema más complejo de lo que algunos se dan cuenta. Existen múltiples tipos de débitos en el mundo de los negocios, y confundirlos puede arruinar sus libros si no tiene cuidado. Afortunadamente, hay una forma fácil de recordar los tipos de débitos más comunes, por lo que no se encuentra con este problema.
Si tiene problemas para hacer un seguimiento de lo que es un débito, piense en la palabra DEAL. Puede usar esto para recordar que todos los débitos son Sorteos, Gastos, Activos o Pérdidas. En este caso, los "retiros" son retiros de efectivo o cualquier otro efectivo no contabilizado que salga de su negocio. Los "gastos" son gastos operativos, incluidos los costos tales como los servicios públicos y la nómina. "Activos" se refiere al dinero que se gasta en la adquisición de activos físicos, equipos o bienes raíces. Las "pérdidas" son exactamente lo que parecen, las inversiones que van hacia el sur u otras situaciones que hacen que la empresa pierda dinero.
Esencialmente, cualquier dinero que salga de su compañía es un débito. Sin embargo, si desea asegurarse, puede utilizar este mnemónico para verificar. Puede recordar fácilmente que el dinero que se extrae de la caja chica es un débito, al igual que el dinero gastado en una nueva impresora, nuevo espacio de oficina o la adquisición de otros activos. La nómina, los impuestos y otros gastos comerciales también califican como débitos, al igual que el dinero perdido cuando una inversión en una gran empresa fracasa.
Entonces, si los débitos son el dinero que sale de su negocio, ¿qué hace eso en créditos?
¿Qué es el crédito?
Como consumidor, puede pensar en el crédito como una línea de deuda garantizada o no garantizada contra la cual usted se presta; Estos se ven más comúnmente en tarjetas de crédito y otras líneas de crédito. Sin embargo, la definición de crédito en contabilidad es diferente. Cuando se habla de las finanzas de su compañía, un crédito es algo bueno; es el dinero que entra en su empresa, similar a cómo un débito es el dinero que sale de su empresa.
Al igual que con la definición de débito, hay una mnemotécnica útil para realizar un seguimiento de lo que constituye un crédito en el mundo de los negocios: las NIÑAS. La G significa "ganancias", que representan aumentos en el precio de las acciones de la compañía. El I significa "ingresos", que es el dinero que ingresa a su empresa y que no se cuenta como ganancia o ingreso. Esto también significa que R significa "ingresos", que es dinero ganado a través de ventas o servicios. La L es para los "pasivos" que son ingresos derivados de un préstamo u otra deuda de una fuente externa. La S es para el "capital contable", que es el dinero que los accionistas han depositado en la empresa a través de la inversión.
Al igual que los débitos son todo el dinero que sale de su negocio, los créditos son todo el dinero que ingresa. Si no está seguro, aplique su mnemotécnica y vea si el dinero cumple con alguna de las categorías de un crédito. ¿Ingresos por la venta de nuevos productos? Comprobar. ¿Un nuevo préstamo para cubrir la expansión de su negocio? Comprobar. ¿Hay un aumento en la inversión de los accionistas que lleva a un aumento en el precio de sus acciones en general? Eso es un cheque en dos categorías diferentes.
Entonces, ahora que ha descubierto qué son los débitos y los créditos, ¿para qué los debe usar su empresa?
Cuando las empresas usan débito frente a crédito
El uso del registro de débito frente al crédito es parte de la técnica conocida como contabilidad de doble entrada. Al dividir los fondos entrantes de los fondos salientes, es más fácil entender lo que está pasando en su libro de contabilidad. Los débitos se registran en una sola columna en la hoja de contabilidad, mientras que los créditos se enumeran en una columna separada junto a la columna de débito. Esta estructura de dos columnas le permite ver de un vistazo cuándo sale dinero de su empresa y cuándo entra.
Dentro del sistema de doble entrada, cada transacción se enumera por separado en su propia línea. Si la transacción representa un débito, el monto de la transacción se escribe en la columna de débito para esa línea. Si representa un crédito, el monto de la transacción se escribe en la columna de crédito. Ninguna entrada debe tener algo escrito en ambas columnas; Si una transacción de alguna manera resultara en un débito y un crédito, los dos aspectos de la transacción deben escribirse en líneas separadas para que el débito y el crédito se registren por su cuenta.
Los totales de los créditos y los débitos en su libro mayor se calculan por separado. Esto no solo lo ayuda a evitar errores matemáticos que podrían ocurrir al tratar de combinar créditos individuales y débitos en un solo total, sino que también facilita ver cuánto dinero en total entra y sale.
Una vez que haya calculado los totales de sus débitos y créditos, calcule el patrimonio total de su empresa restando el total de débito de su crédito total. Si tiene más débitos que créditos, terminará con un patrimonio negativo que requiere fondos adicionales para cubrir; esto puede significar la liquidación de algunos activos, asumir una deuda adicional o extraer fondos de ahorros u otras inversiones de la compañía. Sin embargo, si tiene más créditos que débitos, entonces tiene fondos adicionales para usar en las expansiones, financiar la compra de nuevos activos o realizar nuevas inversiones en el futuro de su empresa.
¿Qué significa la nota de crédito?
Una cosa que es importante conocer al tratar el tema de los débitos y créditos comerciales es la nota de crédito. Usted puede pensar en esto como algo así como una factura inversa. La nota de crédito es entregada a su negocio por un proveedor o alguien en una posición similar cuando le otorgan un crédito. Esto puede ser el resultado de una mercancía dañada que debe devolverse al proveedor o una llamada de servicio insatisfactoria, pero estos son solo ejemplos de los momentos en que se podría emitir una nota de crédito.
La nota de crédito en sí misma es un recibo, que identifica la razón por la cual se está emitiendo el crédito y quién lo autorizó. Los créditos asociados con las notas de crédito a menudo vienen en forma de "crédito de la tienda" o estructuras de crédito similares, lo que otorga a su empresa una cantidad fija de crédito prepago con el proveedor o proveedor de servicios en su próximo pedido o llamada. La nota de crédito sirve como documentación de este monto prepago y es utilizada por su departamento de contabilidad para anotar la transacción como un crédito en su libro mayor. Una vez que realiza un pedido, realiza una llamada de servicio o utiliza el crédito, se registra un débito en su libro de contabilidad para indicar la transacción que utiliza el crédito al que se hace referencia en la nota.
Vale la pena señalar que las notas de débito también existen y que actúan de manera opuesta a las notas de crédito. Si una empresa le emite una nota de débito, se trata de un problema de devolución o servicio que tuvo con su empresa. Para cumplir con la nota de débito, debe procesar un reembolso de devolución o emitir un crédito prepago por el importe de la nota. Por supuesto, en una situación en la que alguien no esté satisfecho con un artículo o servicio provisto por su empresa, es más probable que proporcione una nota de crédito en lugar de que ese individuo haga una nota de débito. Como resultado, las notas de crédito son mucho más comunes y es más probable que se utilicen en el curso de sus negocios.
Consideraciones de crédito empresarial
El concepto de créditos, en relación con los débitos, es importante para la contabilidad empresarial. Desafortunadamente, a veces conduce a un poco de confusión para aquellos que no están familiarizados con la contabilidad de doble entrada. Debido a los diferentes significados asociados con la palabra "crédito", es importante abordar el tema de las líneas de crédito y otras formas de crédito extendidas también a las empresas. Esto no solo le proporciona la información que necesita si se le pide que distinga entre los dos, sino que los pasivos también se consideran un crédito en la contabilidad de doble entrada.
Las tarjetas de crédito comerciales y las líneas de crédito son similares a las que usted conoce en el lado del consumidor, pero se emiten al negocio en lugar de a un individuo. Si su negocio es relativamente nuevo, es posible que deba proporcionar información personal y someterse a una verificación de crédito para asegurar el crédito comercial, ya que la mayoría de los prestamistas no están dispuestos a otorgar crédito a una empresa que no tiene un historial real. En este caso, utilizan la solvencia crediticia del propietario como una forma de establecer el crédito. Esto crea responsabilidad personal para usted, pero a veces eso no se puede evitar. A medida que su negocio se establezca y haga negocios con uno o más bancos, aumentará su solvencia crediticia. En ese momento, puede solicitar tarjetas de crédito corporativas y otros productos de crédito emitidos basándose únicamente en la reputación de la empresa y sus activos.
Es esencial que estos productos de crédito se registren como créditos en su libro de contabilidad, aunque en la actualidad representan deuda. Son una expansión del poder de compra de su empresa y, por lo tanto, su libro de contabilidad considera que son lo mismo que efectivo en la misma cantidad. Las compras realizadas con los productos de crédito aún se registran como débitos, por supuesto, y la reducción de su crédito disponible se registra en el libro de contabilidad por el hecho de que el débito redujo su capital disponible total (que incluía el monto de su línea de crédito cuando agregó) esa cantidad como un crédito.)
Los pagos mensuales en sus líneas de crédito se agregarán como gastos cuando ingresen las facturas, lo que reducirá aún más el capital a medida que realiza los pagos. Tenga en cuenta que no vuelve a agregar el pago al patrimonio después de procesarlo, aunque su crédito disponible se haya expandido. A pesar de que tiene más crédito disponible, todavía tiene menos dinero en efectivo porque tenía que hacer el pago en primer lugar. Esto mantiene su capital balanceado a medida que paga sus líneas de crédito ya que cada pago requerirá efectivo real disponible. No volverá a agregar líneas de crédito como crédito contable a menos que su empresa abra una nueva línea.
