Cada transacción que ocurre en una organización requiere que el departamento de contabilidad considere su impacto financiero. El contador necesita registrar cada transacción con un impacto financiero en los registros contables. Muchas compañías emiten tarjetas de débito y crédito a los empleados para reducir los reembolsos de gastos que procesa. En lugar de reembolsar a los empleados, la compañía paga la factura de la tarjeta de crédito o ajusta sus registros para la transacción de débito. Los asientos contables varían según si el empleado utilizó una tarjeta de crédito o débito.
Transacción con tarjeta de débito
Los bancos emiten tarjetas de débito a los empleados de la empresa para reducir la cantidad de cheques que la empresa necesita para imprimir. Una transacción con tarjeta de débito elimina el efectivo de la cuenta bancaria de la compañía en el momento en que se produce la transacción. El empleado usa una tarjeta de débito de la misma manera que usa una tarjeta de crédito al hacer compras. El banco recibe un aviso electrónico de la transacción y transfiere el dinero al proveedor para pagar la transacción.
Contabilidad de tarjetas de débito
Cuando un empleado realiza una transacción con la tarjeta de débito, el contador de la empresa debe actualizar los registros financieros. El contador se comunica con el empleado para determinar para qué fue la transacción. El contador utiliza esta información para determinar qué cuenta de gastos usar en el registro contable. El contador aumenta la cuenta de gastos y disminuye el efectivo.
Transacción con tarjeta de crédito
Los bancos emiten tarjetas de crédito a los empleados de la empresa para disminuir la cantidad de informes de gastos presentados por los empleados. Una transacción con tarjeta de crédito crea un pasivo para la compañía que requiere que la compañía pague al banco al final del período. El empleado utiliza una tarjeta de crédito cuando realiza compras en línea, por teléfono o en persona. El banco recibe un aviso electrónico de la transacción. Al final del período, el banco agrega todas las transacciones y envía una factura a la compañía.
Contabilidad de tarjetas de crédito
Cuando un empleado realiza una transacción con la tarjeta de crédito, ella conserva su recibo y escribe una descripción de la transacción en el recibo. Al final del mes, ella envía todos sus recibos al contador de la empresa. El contador compara los recibos con la factura y se asegura de que todas las transacciones estén contabilizadas. El contador utiliza los recibos para determinar qué cuenta de gastos usar en el registro contable. El contador aumenta la cuenta de gastos y disminuye el efectivo.
