La producción eficiente de productos de alta calidad con fines de lucro y la permanencia dentro de los límites de las leyes y regulaciones requieren coherencia en las operaciones. Muchas empresas se ayudan a sí mismas al establecer procedimientos operativos estándar, o SOP, que proporcionan instrucciones paso a paso para implementar procedimientos importantes. Los SOP ayudan a garantizar la precisión y el control de calidad. Se utilizan en una variedad de empresas y organizaciones, especialmente en el gobierno, fabricación, investigación y desarrollo, laboratorios y academia. Debido a que las unidades individuales dentro de las compañías tienen innumerables procedimientos, cada una necesita SOP diferentes. Por lo tanto, es útil proporcionar a los jefes de cada unidad una plantilla de SOP, que ofrece un punto de partida para que escriban sus propios procedimientos y manuales de SOP. Las plantillas SOP proporcionan todos los componentes importantes que necesita cada procedimiento.
Guíe a los redactores de SOP a determinar qué tipo de procedimiento debe escribirse. La plantilla debe proporcionarles una herramienta de toma de decisiones fácil basada en la cantidad de decisiones que deben tomar los trabajadores para llevar a cabo los procedimientos. Advierta que los procedimientos de rutina que son breves solo requieren que el trabajador realice algunos juicios y se pueden escribir en un formato de pasos simples. Por ejemplo: Haga A, luego B, luego C. Observe que los procedimientos prolongados que requieren algunas decisiones pueden usar un formato de pasos jerárquicos, que indican al trabajador en qué orden debe ir el procedimiento y, a menudo, incluyen subpasos que deben realizarse para completar el toda la tarea Ofrezca ejemplos de diagramas de flujo o infografías para describir los procedimientos que son complicados, largos y que requieren tomar decisiones múltiples. Por ejemplo: Haga A. Si es "normal", haga B, C y D. Si es "anormal", repita A para confirmar y luego haga E, F y G.
Describa las tuercas y tornillos de escritura de cada procedimiento. Por ejemplo, cada procedimiento debe tener un título, propósito, alcance y los métodos y responsabilidades para llevar a cabo el procedimiento. Aliente o exija a los redactores de SOP que utilicen una convención de nomenclatura uniforme para los procedimientos de titulación. Recomiéndeles que determinen el alcance del procedimiento, por ejemplo, a quién se aplica el procedimiento, cuándo y en qué circunstancias. También puede describir cuándo no usar cada procedimiento. En la sección de métodos y responsabilidades, proporcione un protocolo paso a paso sobre la ejecución de un procedimiento. La plantilla debe proporcionar frases simples y cortas con verbos de acción.
Proporcionar definiciones y requerimientos de recursos. Cada procedimiento debe tener una sección que defina los términos utilizados en el documento y que explique las siglas. Además, debe informar a los empleados qué documentos, equipos u otro material necesitarán para llevar a cabo el procedimiento. Haga referencia a cualquier otro procedimiento relacionado que los empleadores deben realizar con anticipación o deben conocer para completar la tarea. No olvide otros componentes importantes que la plantilla debe tener. Estos incluyen la fecha efectiva del procedimiento y la última fecha en que se revisó el procedimiento.
Consejos
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Dependiendo de su compañía, también puede ser importante asignar un nivel de seguridad al SOP para aclarar qué nivel de autoridad se requiere para llevar a cabo el procedimiento. Use la plantilla para describir también las condiciones bajo las cuales el empleado puede realizar el procedimiento de manera confiable y segura.
Advertencia
Siempre incluya orientación sobre salud y seguridad o violaciones reglamentarias cuando sea apropiado. Proporcione un lugar en la plantilla y utilice métodos para enfatizar advertencias importantes, como negrita o boxeo lateral de estos mensajes. Describa qué pasaría si el procedimiento no se sigue o se sigue incorrectamente, ya sea que resulte en lesiones personales, pérdida de vida, daños al equipo, productos defectuosos, multas, litigios o cierre comercial.
