Cómo crear una plantilla SOP

Los procedimientos operativos estándar (SOP) son una forma popular de proporcionar orientación consistente a los empleados dentro de una organización. Lo ideal sería que si sacas a alguien de la calle, esa persona debería poder completar la tarea sin nada más que un SOP y las herramientas necesarias. Un punto de partida clave de cualquier cartera de SOP es la creación de una plantilla de SOP para mantener la coherencia. No necesitas ningún software o habilidades de lujo; solo necesita equilibrar los elementos necesarios y el aspecto que desea que tenga la plantilla.

Artículos que necesitarás

Computadora
Software de procesamiento de textos

Abra un nuevo documento de procesamiento de textos. Guarde el archivo con el nombre que le gustaría usar para su plantilla SOP y la fecha para el control de versiones. Por ejemplo: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Insertar una tabla en el encabezado. El número de filas y columnas en esta tabla depende de usted; tenga en cuenta que necesitará, como mínimo, una celda para el número SOP, el título y la aprobación o la fecha de vigencia del documento. También puede usar una celda para el número de página y el logotipo o nombre de la compañía si lo desea. Lo bueno de la tabla en el encabezado es que se repetirá en todo el documento a medida que agregue páginas.

Inserte una tabla grande en la primera página del documento. Esta tabla contendrá su número de SOP y su título en la parte superior, seguido de las celdas para las firmas del personal clave, como el autor del documento y los funcionarios que lo aprueban, con sus nombres, títulos y fechas firmados. Escriba encabezados para cada celda, como "Título de SOP" para la celda superior, "Autor de SOP" para la siguiente celda y "Aprobación de control de calidad" para el número apropiado de celdas.

Cree secciones para la introducción, responsabilidades, materiales y equipo (si corresponde) y procedimiento. Otras secciones pueden incluir glosarios de abreviaturas, términos o productos. Dado que esta es una plantilla, es posible que desee incluir una o dos oraciones que describan lo que se espera para cada sección si planea tener varios autores de SOP.

Formato de sus secciones. Una de las formas más comunes de presentar las secciones de SOP es comenzar un sistema de letras, numeración o combinación para cada sección. También puedes usar balas y guiones. Sin embargo, recuerde que es más fácil al referirse o revisar los SOP para señalar una sección por la letra / número.Muestre cómo debe verse el formato de secuencia para cada línea subsiguiente en una sección, como "A, B, C"; "1, 2, 3"; o "A1, A2, A3, B1, B2, B3".

Inserte otras dos tablas al final de la plantilla. Una de las tablas debe ser para listar referencias externas o para los apéndices y formularios que puede adjuntar al SOP para cambios de versión. La otra tabla puede ser para documentar el historial de versiones del SOP y cualquier motivo para los cambios. Estas tablas pueden continuar utilizando el formato de numeración / letras que utiliza el resto de la plantilla.

Guarde el documento como un archivo de plantilla de solo lectura. Esto ayudará a evitar que la plantilla se sobrescriba accidentalmente al obligar al usuario a guardar el documento con un nombre diferente si se modifica.