Hacer que las tiendas donen mercaderías a su causa es a menudo más fácil que hacer que se separen en efectivo. Si tiene un equipo enérgico de voluntarios para ayudar a reunir artículos para su subasta silenciosa, premios de puertas o ropa para sus clientes, debe enviarlos bien preparados para su tarea. Necesitarán credenciales, un guión, una descripción de lo que están buscando y el papeleo para documentar las donaciones.
Preparar
Planifica el evento o programa para el que necesitas donaciones. Si su recaudador de fondos o proyecto carece de un conjunto claro de objetivos y estrategias de acción, sus voluntarios no sabrán qué tipo de cosas quiere. Esto es particularmente importante cuando se recolectan bienes en lugar de efectivo. No puede obtener el tipo de efectivo equivocado, pero puede terminar fácilmente con toneladas de cosas donadas que no puede usar.
Establecer metas para el programa de recolección de donaciones. Sepa cuántos artículos necesita obtener y tenga una descripción clara de qué son esos artículos y cómo se usarán. Es muy importante que sus voluntarios entiendan cómo planea usar las donaciones para que puedan responder las preguntas de los donantes.
Póngase en contacto con tantas compañías como pueda para obtener direcciones y nombres de gerentes. Envíe una carta explicando qué tipo de donaciones está buscando e informándoles que un voluntario las visitará.
Escriba un guión simple para usar cuando solicite la donación. Ensaye con sus voluntarios hasta que estén cómodos con eso. Los voluntarios con experiencia en ventas harán suyo el guión. Los menos seguros de sí mismos, al menos, no se perderán las palabras cuando se acerquen a los propietarios de tiendas.
Reclute voluntarios que amen a su organización y que se emocionen al solicitar artículos para su evento o programa. Busque en particular personas con habilidades demostradas en ventas, si puede obtenerlas. Una persona que disfruta de ese tipo de cosas ganará el doble en la mitad del tiempo.
Cree credenciales para sus voluntarios que los identifiquen fácilmente a los propietarios y gerentes de las tiendas. Una credencial o tarjeta ayuda a eliminar las preocupaciones de los posibles donantes que pueden preguntarse si sus voluntarios son legítimos.
Cree e imprima hojas de registro de donaciones que los voluntarios pueden usar para registrar qué donaciones provienen de qué compañías, incluidos los nombres, direcciones, números de teléfono y correos electrónicos de los contactos. Esta información ayudará a su contador a generar registros y recibos y a agregarlos a su base de datos de donantes. Cree también un formulario de recibo simple que el voluntario pueda entregar a la tienda de donantes.
Acercándose a los donantes
Visite las tiendas en las que desea solicitar donaciones de ropa y hable directamente con el gerente. Muchos gerentes tienen autoridad para hacer donaciones de bienes directamente a organizaciones locales sin fines de lucro. Si no lo hacen, lo remitirán al propietario o, en tiendas más grandes, a una persona que tenga la autoridad para hacer tal donación.
Pide lo que quieras. Explique cómo se utilizarán los artículos. Si se usa directamente para los participantes del programa, explique por qué necesitan ropa. Si se usa como un premio o artículo de subasta, explique cómo el elemento mejorará su recaudación de fondos y qué tipo de reconocimiento público les dará en el evento.
Ofrezca una alternativa, en caso de que el administrador o propietario se muestre reacio a donar bienes. El dinero siempre es una alternativa a un artículo donado y muchos se sienten más cómodos haciendo ese tipo de donación.
Llene el registro y el recibo del donante con precisión. Embale el artículo donado cuidadosamente para el transporte. No permita que sus voluntarios solo pongan donaciones de ropa en un automóvil. Siempre deben tratar la ropa donada con cuidado para evitar mancharla o arrugarla.
Pídale al donante que lo refiera a otros negocios o amigos que puedan aportar a su causa. A veces, el hecho de que una tienda de ropa haya hecho una donación puede alentar a otra a igualar o superar la donación de un competidor. A veces el donante preguntará; está bien decirles lo que otros han dado. Asegúrese de que los voluntarios entreguen los artículos donados al sitio de almacenamiento y llenen los registros por completo. No olvide agradecer a sus voluntarios y emitir certificados impresos de agradecimiento al final de la campaña. Reconocer los esfuerzos destacados públicamente. Organiza una fiesta para que los voluntarios digan "Gracias".
