Cuando ya no necesite los servicios de un proveedor, siga los términos de su contrato o acuerdo original para cancelar los servicios. Si tiene un contrato que estipula una cierta cantidad de notificación, generalmente 30 días, también hágalo honor.
Formato de su carta
Formato de su carta en el membrete de la empresa y diríjala al propietario de la empresa o al representante de ventas que sirve como su punto de contacto. Haga referencia a su número de cuenta, adjunte una copia de su acuerdo original e indique su solicitud al comienzo de la carta. Por ejemplo, “De acuerdo con los términos de nuestro acuerdo contractual original (adjunto), proporciono Aviso de 30 días para rescindir nuestro acuerdo de proveedor (cliente # 11111). Los servicios ya no serán necesarios después del 1 de junio de 2015."
Explique su razonamiento
Explica por qué estás cancelando tu servicio. Por ejemplo, "hemos decidido llevar nuestros servicios de marketing de manera interna y ya no necesitaremos los servicios de una empresa de consultoría".
Si está cancelando porque tuvo una mala experiencia con la empresa y opta por llamar la atención sobre el problema, hágalo profesionalmente. Por ejemplo, "Desafortunadamente, durante el curso de nuestra relación de trabajo, las entregas fueron siempre tarde y su servicio no fue confiable".
Consejos
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Si está cancelando debido a un servicio o costo deficiente, haga al menos un intento de expresar sus inquietudes y permita que el proveedor rectifique el problema u ofrezca un nuevo punto de precio antes de que corte los lazos.
Envolver las cosas
Solicite una factura final o incluya un pago final en su carta de cancelación. Si hay equipo para devolver o cabos sueltos para envolver, anótelos en su correspondencia. Por ejemplo, "La copiadora que le alquilamos a su compañía estará disponible para ser recogida en cualquier momento después del 1 de junio".
Parte en buenos términos
Si tuvo una buena relación con su proveedor, concluya en buenos términos. Por ejemplo, "Apreciamos su servicio constante a tiempo durante los últimos años y nos complacerá servir como referencia para futuros clientes".
Si su relación de trabajo fue menos que ideal, todo lo que se necesita es una firma profesional. "Gracias por su pronta atención a este acuerdo de cancelación. Espero recibir el papeleo final que finaliza nuestra relación profesional ".
Consejos
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Considere hacer una llamada telefónica personal antes de emitir una carta de cancelación por escrito. Esto le permite separarse amigablemente y deja la puerta abierta a una buena relación futura si necesita los servicios del proveedor nuevamente.
