La redacción de cartas de propuestas es un método para preparar una propuesta en formato de letras cortas. Una propuesta de servicios es una solicitud persuasiva de negocios de clientes potenciales. Se debe realizar una investigación significativa antes de hacer cualquier propuesta de servicios a un cliente potencial. Si la carta es demasiado genérica o si no responde a las necesidades no satisfechas del cliente, la carta puede terminar rápidamente en la papelera de reciclaje. Las claves para una carta de propuesta exitosa incluyen una redacción clara y concisa y una breve explicación de los términos, beneficios y presupuesto.
Identifique al cliente objetivo y realice una investigación exhaustiva. Investigue los gastos relacionados con servicios pasados, incluidos los servicios que se utilizan actualmente, los precios pagados anualmente y el nivel de satisfacción con los servicios actuales. Dicha investigación puede completarse contratando a una compañía de encuestas independiente para hacer preguntas similares durante una breve llamada. Examine cómo su empresa puede satisfacer esta necesidad de servicio. Averigüe los beneficios de utilizar los servicios de su empresa en lugar de otros o en general.
Encapsule el alcance de su propuesta en una o dos oraciones. El resumen debe incluir el nombre de su organización, lo que hace, cómo es único, las expectativas que los clientes pueden tener sobre sus servicios, el precio anticipado y los resultados.
Explica por qué te estás acercando al cliente. Identifique lo que sabe sobre el cliente, por ejemplo, "Entendemos que usted gastó $ 9,000 el año pasado en servicios de administración de documentos. Esta información se obtuvo de una encuesta reciente realizada a través de Independent Survey Company".
Describe el problema para el cliente. Si él está pagando demasiado, explique cómo y por qué. Si no está utilizando los servicios, explique por qué necesita hacerlo. Proporcione estadísticas o resultados de estudios para fundamentar su reclamo. Identifique cómo se beneficiará el cliente de usar sus servicios.
Resuma las capacidades de su negocio para cumplir con los servicios propuestos. Explique cualquier metodología que utilice, técnicas, productos, nivel de habilidad de los empleados y objetivo principal en la prestación del servicio. Defina claramente en qué se diferencia significativamente de sus competidores sin decir: "somos mejores que nuestros competidores".
Discuta los precios proporcionando el costo esperado para el cliente. Transmitir los servicios adicionales que el cliente puede agregar y el costo de esos servicios adicionales.
Cierra la carta agradeciendo al cliente. Escriba un nombre y un número para que el cliente responda a su carta o solicite más información. Firme la carta con el nombre y la firma de la autoridad de mayor rango en la empresa.
