El objetivo de un folleto de la conferencia es atraer delegados a un evento y hacerles saber el calendario de la conferencia. Por lo tanto, el folleto debe contener información sobre el lugar, los oradores, los arreglos de viaje y otros datos clave. La copia debe ser clara, informativa y persuasiva, y alentar a los lectores a reservar sus espacios para que puedan beneficiarse personal o profesionalmente. Una introducción de un orador prominente o ejecutivo senior proporciona una visión general útil del evento, así como una bienvenida para los posibles delegados.
Público objetivo
Los organizadores de la conferencia dirigen sus eventos a grupos específicos, así que obtenga más información sobre el público objetivo para asegurarse de que el folleto ofrezca beneficios relevantes. La audiencia podría ser tan diversa como los maestros, los altos ejecutivos de la industria automotriz o los miembros del público interesados en la música country. Para encontrar información sobre la audiencia, solicite a los organizadores los perfiles de audiencia de eventos anteriores. Los organizadores encuestan a sus audiencias, piden información demográfica o de negocios y publican perfiles para demostrar la calidad de sus eventos a los delegados, presentadores y patrocinadores.
Beneficios para los delegados
El folleto debe proporcionar a los delegados fuertes beneficios para asistir. Los delegados comerciales deben ser capaces de justificar el tiempo fuera del trabajo, y los asistentes privados quieren saber que obtendrán valor por gastar su propio dinero. Identificar los beneficios para el público objetivo. La conferencia puede brindar una oportunidad única para escuchar a oradores de fama mundial, ver demostraciones de los últimos productos o mejorar las habilidades asistiendo a sesiones de capacitación de alta calidad. Los beneficios pueden ser menos tangibles, como la oportunidad de establecer contactos con otras personas en una industria, tal vez con la intención de conseguir un trabajo o realizar una venta.
Informacion logistica
La información completa sobre la logística de la conferencia es esencial. Según el American Conference Institute, las preguntas frecuentes de los delegados de la conferencia cubren temas como el registro y el pago, los arreglos de viaje y restauración, el alojamiento y las cancelaciones. Para facilitar que los lectores se inscriban en el evento, incluya todos los detalles de registro. Establezca los costos de asistencia, incluidos los descuentos por inscripción anticipada. Proporcione detalles de contacto para los lectores que puedan necesitar información adicional y avise a los delegados cuándo recibirán paquetes de bienvenida.
Programa de conferencias
Establezca el programa de la conferencia con los horarios y los detalles de cada sesión para ayudar a los delegados a planificar su tiempo en la conferencia. Permita que los delegados sepan más sobre el formato de la conferencia, que podría incluir presentaciones, mesas redondas, talleres y exposiciones. Las biografías de los presentadores ayudan a los delegados a elegir las sesiones a las que desean asistir e indican el estado o la calidad del evento.
Mantener la comunicación
El folleto de la conferencia es solo un elemento de un programa de mercadeo previo a la conferencia. Según Inc., publicar información y noticias sobre eventos en las redes sociales ayuda a mantener el interés a medida que el evento se acerca. Los anuncios sobre oradores adicionales o eventos especiales, por ejemplo, pueden crear un zumbido alrededor del evento y reducir el riesgo de que los delegados abandonen.
