La gestión de contratos es la práctica de asegurarse de que los parámetros de un contrato se sigan de acuerdo con las pautas descritas en el propio contrato. Debido a esto, la gestión continua del ciclo de vida del contrato debe cumplirse para garantizar que el contrato se cumpla en el contexto adecuado. El tipo de contrato que se está gestionando, desde los contratos de empleo hasta los contratos de construcción, se puede gestionar adecuadamente siguiendo la misma metodología.
Lea el contrato en su totalidad. Resalte los puntos de datos clave, incluidos los plazos y las fechas de vencimiento. Marque esas fechas críticas en un calendario u otra aplicación de programación para asegurarse de que los tiempos de finalización específicos se entiendan y supervisen. Resalte las áreas clave del contrato que enumeran los deberes de trabajo y las responsabilidades generales del contrato del personal clave nombrado en el contrato. Por ejemplo, un nuevo contrato de construcción de edificios nombraría a un capataz como punto de contacto y parte responsable para garantizar que todo el trabajo de subcontratación se complete a tiempo.
Programe reuniones y citas de actualización con suficiente antelación a cada fecha de vencimiento descrita dentro de los parámetros del contrato. Asegúrese de tener reuniones personales o telefónicas con personas responsables para informarle sobre el progreso general del contrato. Utilice las reuniones interinas como una forma de evaluar el progreso general del contrato y abordar los problemas y preocupaciones a medida que surjan.
Mantenga notas muy detalladas sobre quién habló, cuándo y dónde para todas las partes involucradas en la ejecución del contrato. Verifique con dichas partes de manera regular y rutinaria. Envíe correos electrónicos o un teléfono una vez por semana para asegurarse de que las cosas funcionen de acuerdo con el calendario descrito en el contexto del contrato final.
Haga que todos los gerentes y subcontratistas involucrados en el contrato le envíen listas de actualización detalladas semanalmente. Haga que las actualizaciones se envíen por correo electrónico, fax o correo tradicional para mantener un rastro impreso de todo el progreso del contrato. Mantenga toda la correspondencia en un lugar seguro y de fácil acceso.
Mantenga una lista precisa y continuamente actualizada de los materiales utilizados, los materiales requeridos, los cronogramas de envío y recepción, los horarios de trabajo del contrato, las horas de trabajo incurridas para la finalización del contrato y todos los demás datos que afecten el presupuesto del contrato. Revise, evalúe y evalúe el presupuesto del contrato cada cuatro a seis semanas para buscar formas de reducir costos y aumentar la productividad.
Celebre reuniones adicionales para discutir el contrato cuando surjan problemas o cuando se le presenten problemas. No espere a que las preocupaciones se conviertan en problemas importantes, intente evitar problemas más grandes encontrando soluciones al principio del proceso.
Consejos
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Mantenga toda la información del contrato en un archivo ubicado centralmente.
Advertencia
No omita los parámetros del contrato ni incumpla un contrato de ninguna manera.
