Una auditoría es un análisis objetivo y un examen de algunos aspectos de las operaciones de una empresa para confirmar hasta qué punto la organización cumple con los estándares esperados. Las auditorías pueden tener diferentes propósitos. Una auditoría financiera revisa los registros financieros de una empresa para asegurarse de que estén correctos. Una auditoría de cumplimiento está diseñada para garantizar que la compañía cumple con las regulaciones o leyes aplicables. En la mayoría de los casos, una auditoría consta de varios pasos o fases que están diseñados para garantizar los resultados más precisos, objetivos y confiables. El proceso para una auditoría específica dependerá de qué tipo de auditoría se está realizando, así como qué conjunto de normas rigen el trabajo del auditor.
Notificación
Las auditorías comienzan con la emisión de algún tipo de notificación a la compañía u organización que está siendo auditada. La carta de notificación generalmente especificará el propósito de la auditoría, cuándo se llevará a cabo y la fecha y hora de la reunión inicial que los auditores desean programar con los líderes de la compañía.
La notificación también incluirá una lista de los documentos que el auditor quiere examinar. Para una corporación, esto puede incluir artículos de incorporación, los minutos registrados de cualquier reunión de la junta directiva, un organigrama, correspondencia, registros de ventas y más.
Proceso de planificacion
Después de que se envía la notificación, el auditor tomará algún tiempo para planificar la auditoría. Esto se hace antes de reunirse con el liderazgo de la organización para diseñar la estrategia adecuada para esa reunión y el trabajo de campo que sigue. Los auditores también deben identificar las áreas clave de investigación y preocupación y la información específica que desean examinar para analizar esas áreas. Esto también le da a la empresa tiempo para reunir los documentos solicitados.
Reunión inicial
La etapa de planificación generalmente conduce a una reunión inicial entre la alta gerencia de la empresa y los auditores. El personal administrativo también puede estar presente. El propósito de la reunión es dar a los auditores la oportunidad de explicar el proceso, así como también dar a la organización la oportunidad de expresar cualquier preocupación práctica, estratégica o de programación que puedan tener.
Trabajo de campo
El trabajo de campo es la primera etapa de auditoría activa. Por lo general, se elabora un cronograma más detallado para que la presencia del auditor no sea demasiado perjudicial para los negocios. Pueden realizarse entrevistas con empleados clave para investigar procedimientos y prácticas comerciales. Los auditores también pueden realizar verificaciones de documentos de muestra, para asegurarse de que las prácticas de retención y creación de documentos de la empresa sean correctas.
El trabajo de campo puede ser realizado por unos pocos auditores o un equipo más grande, dependiendo del tamaño y alcance de la auditoría.
Comunicación
Si bien el equipo de auditoría lleva a cabo el trabajo de campo en las instalaciones de la empresa, el equipo debe estar en contacto regular con el auditor corporativo para aclarar los procedimientos y garantizar el acceso adecuado a los documentos necesarios.
Borrador de auditoria
Cuando el equipo de auditoría completa el trabajo de campo y la revisión de documentos, los auditores preparan un borrador de informe de auditoría. Este documento detalla el propósito de la auditoría, los procedimientos que los auditores utilizaron, los documentos revisados y los hallazgos de la auditoría. También es probable que incluya una lista preliminar de problemas sin resolver. El borrador del informe se distribuye entre el equipo para su revisión y las revisiones sugeridas.
Respuesta de la gerencia
Después de que el equipo de auditoría realiza las últimas revisiones del informe de auditoría, el documento final se entrega a la administración para su revisión y respuesta. El documento de auditoría generalmente solicita a la administración que responda a cada uno de los hallazgos y conclusiones de la auditoría indicando si está de acuerdo o en desacuerdo con los problemas citados, el plan para corregir cualquier problema o deficiencia observada y la fecha esperada en la que se habrán abordado todos los problemas.
Reunión de salida
Después de la respuesta de la administración, que puede adjuntarse formalmente al informe final de auditoría, se puede programar una reunión formal de salida con la compañía que está siendo auditada para cerrar los cabos sueltos existentes o responder preguntas, discutir la respuesta de la administración y abordar el alcance de la auditoría.
Distribución del informe de auditoría.
El informe de auditoría finalizado se distribuye a todas las partes interesadas necesarias, incluso dentro y fuera del área auditada, si corresponde.
Realimentación
Finalmente, la compañía auditada implementa los cambios recomendados en el informe de auditoría, luego los auditores revisan y prueban qué tan bien esos cambios resuelven los problemas o problemas identificados. La retroalimentación entre la compañía y los auditores continúa hasta que se resuelven todos los problemas y comienza el siguiente ciclo de auditoría.
