Muchas empresas emiten cheques de su departamento de cuentas por pagar para cumplir con sus obligaciones financieras. Estas obligaciones financieras incluyen pagos a proveedores, pagos de intereses a prestamistas o obligaciones fiscales del gobierno. El departamento de cuentas por pagar recibe una factura o una solicitud de cheque, que utiliza para respaldar el pago realizado. Los cheques ofrecen varias ventajas a las empresas.
Rastro de papel
Una de las ventajas de usar cheques es el rastro de papel que dejó el cheque. Cada cheque crea un documento en papel que detalla quién recibió el pago, en qué día se realizó el pago y el monto en dólares del pago. La compañía puede revisar cuándo se aprobó el cheque en el banco junto con información sobre quién firmó el cheque. El rastro de papel creado por el cheque le permite a la compañía mantener su registro. Algunas compañías usan cheques duplicados, manteniendo una copia del cheque para sus propios registros. Los empleados de estas compañías pueden consultar los cheques anteriores cuando surgen preguntas.
Seguridad
Los cheques en papel ofrecen la ventaja de una mayor seguridad para los pagos enviados por correo. Solo el destinatario designado puede presentar un cheque en papel para el pago. Si el destinatario niega haber recibido el cheque, la compañía puede comunicarse con el banco para verificar quién presentó el cheque. Cualquier discrepancia se puede resolver directamente con el banco. Además, algunos propietarios de pequeñas empresas podrían considerar pagar a los vendedores o prestamistas en efectivo. El efectivo no proporciona una prueba por escrito de que se realizó el pago y deja al propietario del negocio abierto para que se le cobre nuevamente el importe.
Controlar
Los cheques en papel brindan al negocio la capacidad de controlar los pagos realizados. Existen varias medidas de control en el departamento de cuentas por pagar para garantizar que los cheques se escriban al destinatario adecuado por la cantidad correcta. Un empleado puede autorizar que se escriba un cheque después de revisar la documentación de respaldo. Otro empleado realmente imprime los cheques. Un alto directivo firma los cheques. Esto proporciona tres empleados para participar en el proceso de pago con cheque, minimizando el potencial de errores o fraude. Las empresas también utilizan cheques pre-numerados. Los cheques numerados previamente le permiten a la compañía identificar los cheques faltantes de inmediato y tomar medidas para evitar que esos cheques se cobren.
Flotador
Una ventaja final para el uso de cheques implica el flotador. Flotante se refiere al tiempo que transcurre una vez que la compañía imprime el cheque hasta que el dinero abandona la cuenta bancaria de la compañía. En muchos casos, el flotador solo existe por un día. Sin embargo, la compañía gana intereses por ese día adicional antes de que el cheque se presente para el pago.
