Los asistentes virtuales trabajan como contratistas independientes que ofrecen servicios administrativos y una variedad de servicios similares a los secretarios en ejercicio, los asistentes administrativos y el personal administrativo. Por lo general, trabajan desde una oficina doméstica equipada con fax, computadora, escritorio, impresora y acceso a Internet. Los tipos de software requeridos por los asistentes virtuales dependen de su industria. Todos los asistentes virtuales utilizan un conjunto general de software para proporcionar servicios y administrar un negocio.
Publicación de escritorio
El software de publicación de escritorio incluye software de procesamiento de textos, presentaciones, hojas de cálculo y bases de datos. Los asistentes virtuales que trabajan en la industria del marketing requieren programas de publicación para crear folletos, sitios web, postales, invitaciones y varios tipos de publicaciones. Otros requisitos incluyen el complemento incluido con el software de procesamiento de textos, el corrector ortográfico y gramatical, el diccionario de sinónimos, el diccionario y los traductores de idiomas.
Transcripción
La transcripción consiste en grabar y escribir el dictado; Los programas de software de transcripción facilitan la reproducción de una comunicación grabada. El asistente virtual puede detener, iniciar, rebobinar y pausar la grabación. Puede enviar la transcripción grabada por correo electrónico tal como está o como un archivo comprimido. A partir de 2011, los formatos comunes incluyen MP3 y WMV. Varios programas de software de grabación son compatibles con diferentes formatos.
Teneduría de libros
La gestión de un negocio de asistente virtual requiere un software de contabilidad y facturación. Los asistentes virtuales que se especializan en tenedores de libros deben utilizar un sistema de contabilidad todo en uno. Estos asistentes pueden crear facturas, cotizaciones y propuestas; registro de pagos; y el seguimiento del tiempo de trabajo con un programa o con diferentes programas de software de publicación de escritorio.
Comunicación
El software de comunicación es otra necesidad para los asistentes virtuales. El software de fax y correo electrónico disponible ofrece personalización y plantillas listas para usar. Los asistentes virtuales pueden optar por crear una plantilla que se adapte a su imagen empresarial. El uso de un servicio telefónico por Internet reducirá el costo de las facturas telefónicas mensuales y de larga distancia. El uso de programas de correo electrónico y fax en línea requiere una buena conexión a Internet.
