Cuando una empresa compra maquinaria, vehículos, software u otros artículos que califican como activos debido a su facilidad de uso a largo plazo, estos se consideran gastos de capital. Debido al costo significativo, la mayoría de las compañías planifican por adelantado estas compras; pero cuando la maquinaria se descompone o la nueva tecnología presenta una oportunidad para que una empresa optimice los procesos, el gasto de grandes cantidades de dinero debe compararse con la utilidad de la compra. Para crear una política con respecto a estos gastos, la administración debe examinar el historial de los gastos de la compañía y sacar conclusiones en consecuencia.
Revise los registros contables pasados para determinar cualquier patrón de gasto en bienes de capital y para estimar los gastos anuales no planificados debido al reemplazo del equipo.
Establezca un presupuesto de plantilla que incluya la experiencia pasada y los gastos planificados. Calcule el porcentaje de gastos de capital no planificados e incluya una provisión para esos elementos.
Determine cómo se tomaron las decisiones relacionadas con los gastos no planificados en el pasado y observe cómo se formularon las decisiones exitosas.
Escriba los procedimientos para identificar los gastos de capital que se incluirán en el presupuesto, incluidas las plantillas de RFP (solicitud de propuesta), los requisitos de licitación, los requisitos de pago, la documentación de necesidad y una lista de revisiones y aprobaciones que deben realizarse antes de incluir el elemento de costo en el presupuesto.
Escriba una lista de acciones que cubra cómo deben tomarse las decisiones sobre gastos no planificados. Se debe incluir la diligencia debida aplicada a los gastos presupuestados, más un sistema para comparar los gastos esperados con los supuestos de ingresos y evaluar el nivel de riesgo asociado con gastar ese dinero.
Organice su política con una introducción que indique los objetivos de la política, una sección que cubra los gastos de capital planificados y el proceso de incluirlos en el presupuesto, una sección sobre los gastos de capital no planificados y cómo deben evaluarse, y una política para determinar el monto de previsión para gastos de capital no planificados que deben incluirse en el presupuesto anual.
Consejos
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Una política es tan buena como su aplicación. Durante el proceso de creación de su política, exija que todos los gerentes que puedan verse afectados participen activamente en su formulación y obtengan aprobaciones por escrito de cada elemento importante de la política.
Advertencia
Esté preparado para modificar su nueva política cuando surjan ocasiones. Controlar el riesgo de realizar gastos de capital no planificados implica un departamento de contabilidad sólido y sensible que puede proporcionar información financiera precisa en cualquier momento.
