En un mundo de negocios perfecto, los empleados no necesitarían una hoja escrita de "qué hacer y qué no hacer" con respecto a sus expectativas de su comportamiento, hábitos de trabajo y ética. Desafortunadamente, los libros de leyes están llenos de casos que involucran a trabajadores que han demandado a sus empleadores por despido improcedente alegando que nunca se les dijo que no era apropiado jugar juegos en la computadora, vender sus muebles de oficina o suministros de robo. Aquí se explica cómo escribir declaraciones de políticas que garanticen que todos cumplan con las mismas reglas.
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Identifique un problema de personal que deba abordarse. Esto puede ser un problema que existe (es decir, violaciones del código de vestimenta, ausentismo) o un problema potencial que podría surgir de una próxima fusión, reducción de personal, subcontratación o la introducción de un nuevo producto o servicio.
Arme un comité informal compuesto por su persona de recursos humanos, un abogado y representantes del grupo que se verán directamente afectados por la nueva política.
Explique al grupo por qué cree que es necesaria una nueva política. Para usar el ejemplo de un código de vestimenta, se podría argumentar que los empleados necesitan proyectar una imagen profesional de la compañía para atraer y retener clientes. Si los clientes perciben que los empleados no han dedicado tiempo o atención a su apariencia, pueden preguntarse si tal descuido se extenderá al manejo de su póliza de seguro o la venta de su casa.
Solicite comentarios del comité sobre cómo se puede resolver el problema. Por ejemplo, se podría sugerir que los empleados varones pueden usar camisas abiertas, pero que siempre deben tener un abrigo y corbata disponibles para las reuniones con los clientes. Otras ideas podrían ser designar un día a la semana (es decir, "Viernes informal") para un código de vestimenta relajado o permitir que los empleados que no tienen contacto con el cliente definan qué tipo de ropa se adapta mejor a sus condiciones de trabajo.
Revisa las sugerencias y selecciona las que sean más viables. Regrese al comité con esta lista e invite a la discusión sobre (1) cuál representa el mejor compromiso y (2) cómo se aplicará la política.
Describe tu política. La declaración de apertura debe explicar en un lenguaje claro y ordenado por qué la política es importante. La segunda sección debe indicar qué es la nueva política, a quién afecta y en qué fecha entrará en vigencia. Si hay varios componentes de la política (es decir, una lista de prendas que ya no serán aceptables), use viñetas para que sobresalgan. La tercera parte de la política debe explicar cómo se aplicará la política y las consecuencias por violarla.
Revise el borrador de su declaración de política con su persona de recursos humanos y su abogado para asegurarse de que se hayan cubierto todas las bases y que el lenguaje sea fácil de entender.
Determine cómo la nueva declaración de política se difundirá a los empleados. El formato más popular es una nota de oficina distribuida a través de canales regulares. Desafortunadamente, este enfoque puede dejarlo abierto a un empleado que insista en que él o él nunca lo vio o que fue desechado por accidente. Para abordar este escenario, es posible que desee incluir una línea de firma para cada empleado debajo de la declaración "Reconozco que recibí y entendí esta política". Distribuye dos copias. Pídales que firmen y devuelvan uno de ellos y guarden el segundo en el archivo o en su manual del empleado.
Consejos
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Las consecuencias de violar una política de la empresa deben ser coherentes con el grado de gravedad. Para infracciones menores, esto podría ser algo tan simple como una carta de amonestación colocada en el archivo personal del trabajador, una base de pago o el retiro de un privilegio. Para actos más graves, como el abuso de sustancias, el robo o el compromiso de la integridad de la empresa, el resultado sería la rescisión y, en algunos casos, la presentación de cargos penales.
