Muchas tiendas de comestibles y restaurantes están dispuestos a donar alimentos y bebidas a organizaciones de caridad; Podría ser parte de su misión contribuir a la comunidad. Considere las donaciones de alimentos como una transacción comercial ofreciéndoles a sus donantes la documentación adecuada. Esté preparado para darles una carta de una solicitud y un recibo por su donación. Como incentivo, puede promover su negocio incluyendo su logotipo o nombre en los materiales promocionales de su evento.
Haga una lista de restaurantes y tiendas de comestibles en su área. Incluya su información de contacto como dirección y número de teléfono.
Prepare un guión, que leerá cuando llame a los restaurantes y tiendas. El propósito de la llamada telefónica inicial es recopilar información: quién es el administrador de relaciones comunitarias y si la empresa ofrece donaciones de alimentos. Comience el guión con una introducción de usted mismo, la organización y el evento. Explique que está buscando donaciones de alimentos para su organización benéfica o evento y que le gustaría hablar con un gerente de relaciones comunitarias. Termine su guión solicitando donaciones y recopilando información sobre el contacto adecuado.
Llame a cada restaurante o supermercado. Sigue tu guión lo mejor que puedas, pero sé amable y espontáneo. Es una buena idea desarrollar una relación con el contacto apropiado desde el principio. Lo más probable es que le pida una carta de solicitud. Hágales saber que está enviando uno. Si tiene que dejar un mensaje, proporcione un resumen de 30 segundos a un minuto de su organización, el evento, lo que está solicitando y un número de teléfono. Pídale que le devuelva la llamada.
Escriba una carta de una página para cada restaurante y tienda; esta carta explicará la misión y el evento de su organización y servirá como una solicitud oficial por escrito al posible donante. Personalice su carta al contacto correspondiente. Incluya cuál es su estado sin fines de lucro y su número de identificación fiscal federal. Mencione si va a utilizar la comida para alimentar a los invitados, voluntarios o ambos. Especifique los alimentos que necesita. Hágale saber a su contacto que la llamará para darle seguimiento dentro de los próximos días. Incluya su nombre de contacto y número de teléfono.
Entregue o envíe por correo su carta y luego prepare un guión de seguimiento. Leerá este guión cuando llame a su contacto para ver si recibió su carta. Mencione que envió una carta de solicitud hace unos días y está verificando que la recibieron. Repita su solicitud preguntando a su contacto si está dispuesto a donar cualquier alimento o bebida. Cuando digan “Sí”, hágales saber que les traerá un recibo por su generosa donación.
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Puede comprar libros de recibos en blanco en una tienda de artículos de oficina. Algunas tiendas pueden proporcionar artículos de un día de la panadería o sección de productos, que todavía son aceptables para servir y preparar en las comidas. Utilice su evento como una oportunidad para desarrollar una relación a largo plazo con posibles donantes, quienes podrían disfrutar de la donación a su organización de forma regular en el futuro.
