El cumplimiento lento de la orden puede disminuir la calidad del servicio al cliente que su empresa puede brindar. El servicio al cliente de menor calidad eventualmente afectará el balance financiero de su negocio. La obtención de aprobaciones para pedidos de compra procesados de la manera más rápida y eficiente posible significa que su empresa tendrá los suministros necesarios para que las cosas fluyan de manera oportuna. El uso del cliente de correo electrónico de Microsoft Outlook para enviar solicitudes de aprobación de orden de compra puede ayudar a agilizar el proceso de pedido de suministros o productos al por mayor y, al mismo tiempo, garantizar que siga los procedimientos de compra adecuados.
Preparar una orden de compra
Vaya a la página de plantillas de Microsoft Office "Orden de compra y venta" y elija una plantilla. Asegúrese de que puede abrir, editar y guardar la plantilla en un programa en su computadora. Cree plantillas utilizando Microsoft Excel, Microsoft Word u otro programa aplicable.
Seleccione "Abrir" cuando haga clic en el botón "Descargar" de la plantilla seleccionada para abrir la plantilla en el programa designado. Personalice la plantilla para satisfacer sus necesidades y guárdela en su computadora.
Cree y guarde su propia plantilla personalizada si no le gusta ninguna de las plantillas disponibles en Microsoft. Si es necesario, puede utilizar las plantillas de Microsoft como guía.
Cree un "Nuevo documento" basado en su plantilla usando el menú del programa. El uso de un acceso directo no proporcionará acceso a las plantillas. Complete su documento y guárdelo en su computadora.
Use un programa financiero para enviar una orden de compra si así es como crea sus órdenes de compra. Algunos programas financieros como QuickBooks tienen integración con Microsoft Outlook para que pueda enviar una orden de compra para su aprobación directamente desde el programa.
Exporte órdenes de compra de software financiero sin integración de Microsoft Outlook usando hoja de cálculo o formato de palabra si es posible. Si esto no es posible, imprima la orden de compra completa como un documento PDF y guárdela en su computadora.
Enviar una orden de compra
Abra Microsoft Outlook y haga clic en el botón "Nuevo" en la esquina superior izquierda para abrir un nuevo mensaje.
Ir a la pestaña "Insertar". Haga clic en "Adjuntar archivo" y navegue a la orden de compra para seleccionarlo. Haga clic en el botón "Insertar" para adjuntarlo al correo electrónico.
Establezca el tamaño de fuente en 14 y el color de fuente en negro. Escriba "He revisado y aprobado el pedido de compra adjunto:". Comience una nueva línea.
Establezca el tamaño de fuente en 11 y el color de fuente en gris. Escriba "Revisar la orden de compra adjunta y responder a este correo electrónico. Escriba debajo de "Y- Su nombre" para aprobar la orden de compra o "N- Su nombre" para rechazar la orden de compra. Nota: La respuesta debe provenir de la cuenta de correo electrónico a la que se envió.
Omita cuatro líneas y establezca el tamaño de fuente en 14 y el color de fuente en negro. Escriba “ No estoy autorizado para aprobar esta orden de compra”. Comience una nueva línea.
Establezca el tamaño de fuente en 11 y el color de fuente en gris. Escriba "Responder al remitente". Coloque una X en el campo de arriba si no está autorizado para aprobar esta orden de compra y si sabe quién es, incluya el nombre, por ejemplo, X - Bill Smith ".
Consejos
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Imprima una copia de un correo electrónico de pedido de compra aprobado y adjúntelo a la factura de la compra para documentar que la compra fue autorizada.
Advertencia
Obtener una firma física es más seguro que una aprobación de correo electrónico porque alguien más puede obtener acceso a la cuenta de correo electrónico de la persona si está conectado todo el día.
