Si maneja un negocio que tiene una empresa matriz y subsidiarias, comprende qué tan complicadas pueden ser las finanzas. Es vital hacer un seguimiento de los gastos y las ganancias por separado, como si cada subsidiaria fuera su propio negocio. Puede haber ocasiones en las que sea necesario informar esta información en un balance separado, independientemente de otras compañías afiliadas.
Sin embargo, puede haber algunos casos en los que la información financiera para todos los componentes de la empresa se debe mostrar a la vez. Esto podría ser necesario cuando se compartan las finanzas con un oficial de préstamos o una junta directiva. Los inversores también suelen tener acceso a esta información para determinar el valor de su participación en su negocio.
Los informes financieros formales para las compañías que poseen una participación de control en otros (clasificados como propiedad del 50 por ciento o más) generalmente se representan como un balance general consolidado. La contabilidad interna todavía se puede hacer por separado.
¿Qué es un balance general consolidado?
La forma más sencilla de mostrar la información financiera de la empresa es utilizar un balance general consolidado. Por lo general, para crear un balance general consolidado, deberá comenzar con una hoja de cálculo. Esta hoja de trabajo generalmente se presenta como un gráfico, y tiene columnas para la empresa matriz, cada subsidiaria, los montos a eliminar en débitos o créditos y un total. La idea es que debería poder obtener una imagen muy clara de la salud general de la empresa con un cuadro simple como este. Los números se pueden transferir a un balance general aún más simple.
Las filas de su gráfico deben incluir todas las cuentas de débito y los débitos totales, y la empresa matriz y la subsidiaria pueden dividir esto. Además, debe enumerar todas las cuentas de crédito y créditos totales. Si tiene cuentas que se superponen entre la empresa matriz y sus subsidiarias, deberá eliminar los duplicados en su balance general consolidado.
Cuando posee una subsidiaria en su totalidad, es bastante sencillo enviar un balance general consolidado. Debe mostrar los créditos y débitos tanto para su empresa matriz como para la subsidiaria. No es necesario realizar cálculos adicionales para determinar la parte de los activos o pasivos de la subsidiaria que debe asumir.
En el caso de que una empresa no posea el 100 por ciento de su subsidiaria, esto debe reflejarse en el balance general consolidado en consecuencia. Si posee más del 50 por ciento pero menos del 100 por ciento de la subsidiaria, tiene lo que se conoce como participación minoritaria en la compañía. Para completar un balance general consolidado cuando tenga una participación minoritaria, su compañía debe tomar posesión de todos los débitos y créditos de la subsidiaria y luego "devolver" el porcentaje que no posee en la sección de capital del propietario. Por ejemplo, si su restaurante posee el 75 por ciento de una pequeña cafetería, deberá reclamar el 75 por ciento de los créditos de la cafetería y el 75 por ciento de sus débitos en el balance general consolidado de su empresa. Puede hacer esto mostrando la propiedad de todos los créditos y débitos, y luego mostrando un rendimiento del 25 por ciento en la sección de capital del propietario.
Si su compañía posee menos de la mitad de su subsidiaria, no debe usar un balance general consolidado. Para las empresas en esta situación, simplemente debe reclamar una partida en su balance que represente la parte de la subsidiaria que posee. Si los activos de la subsidiaria equivalen a $ 100,000 y usted tiene una participación del 40 por ciento, registraría un activo de $ 40,000. Esto puede complicarse, principalmente cuando una empresa posee participaciones en varias compañías subsidiarias.
Cómo preparar un balance consolidado
Los balances generales consolidados deben prepararse de acuerdo con las mismas reglas y métodos contables utilizados en la empresa matriz y sus subsidiarias. Los principios de contabilidad generalmente aceptados, a veces conocidos como GAAP, deben cumplirse en todo momento. Antes de continuar con su balance general consolidado o una hoja de trabajo, debe verificar cuidadosamente toda su información de referencia. La precisión de su aportación es fundamental para garantizar que el balance sea correcto.
Al preparar el balance general consolidado, es importante ajustar las cifras relacionadas con los activos de las subsidiarias para que reflejen su valor justo de mercado. Además, los ingresos de la empresa matriz que también son un gasto de la subsidiaria se deben excluir porque el cambio neto es de $ 0.
Puede ser útil al preparar un balance general consolidado, para comenzar con una hoja de cálculo. Para crear la hoja de trabajo, necesitará que los datos financieros de la empresa matriz y su subsidiaria estén inicialmente separados. Haga una lista de todas las cuentas de activos y todas las cuentas de pasivo, incluidos sus valores. Luego, sume todos los activos de la compañía y todos sus pasivos. Siga este mismo procedimiento para el negocio subsidiario. Debe tener una columna por cada unidad de la empresa.
A continuación, necesitará dos columnas para los activos y pasivos que pueden eliminarse debido a la duplicación. Los débitos y créditos que elimines deberán equilibrarse a cero. Estas cifras eliminadas se enumeran en los activos o pasivos tanto de la empresa como de la subsidiaria. Incluir ambos crearía duplicación en el balance general consolidado. Por ejemplo, si su empresa y su filial utilizan una máquina en particular para la producción, no debe incluirla como un activo dos veces. Esta cantidad debería eliminarse de una ubicación para no duplicar números y descartar el total.
En la columna de la derecha de su hoja de trabajo, debe enumerar el balance de prueba consolidado para cada categoría que haya enumerado. En esta columna, encuentre la suma de todas las cantidades en esa fila, asegurándose de sumar y restar los débitos y créditos de su columna de duplicación de manera apropiada.
Una vez que haya encontrado el total de su balance de prueba consolidado por categoría, estará listo para pasar a su balance general consolidado. Los únicos números que debe transferir son aquellos que anotó en la columna de la derecha de su hoja de trabajo. Estos deben representar el número total de activos, pasivos y capital propio tanto de su empresa matriz como de su subsidiaria.
Para crear un balance general consolidado, primero documente el nombre de la compañía, su subsidiaria y la fecha en la parte superior de su gráfico. En la columna de la izquierda, deseará una sección para activos, pasivos y patrimonio. Los números que incluya deben coincidir con los de los saldos de prueba consolidados de su hoja de trabajo.
Una vez que haya terminado de ingresar los números de su hoja de trabajo, verifique su balance general consolidado. El total de sus activos, pasivos y patrimonio debe coincidir con los de su empresa matriz más los de su subsidiaria, menos los elementos duplicados que eliminó.
Ventajas de un balance general consolidado
Un balance general consolidado tiene muchas ventajas, una de las cuales es la facilidad de uso. Este método de documentación financiera hace que sea sencillo para las instituciones crediticias, los consejos de administración y los accionistas ver una declaración clara de la salud financiera de la empresa.
Esto es preferible a una hoja de balance separada para la compañía matriz y su subsidiaria por una variedad de razones. En primer lugar, es probable que la empresa matriz incluya la compra de la subsidiaria entre sus obligaciones y esto podría ser confuso si se incluye en el balance general de la empresa matriz. En segundo lugar, la empresa matriz y la subsidiaria pueden compartir varios activos o pasivos, incluidos el espacio de oficinas, la publicidad y la nómina. Por ejemplo, si algunos empleados trabajan a tiempo parcial para la empresa matriz y a tiempo parcial para su subsidiaria relacionada, es esencial mostrar el pasivo de nómina en un balance general consolidado. En general, presentar los datos financieros de la empresa de esta manera ayuda a proporcionar la imagen más clara posible de su salud y longevidad.
Ejemplo de balance consolidado
Un balance general consolidado siempre debe comenzar con una declaración del nombre de la empresa matriz, el nombre de su subsidiaria, las palabras "balance general consolidado" y la fecha.
A continuación, listará sus activos totales, pasivos y patrimonio. Supongamos que tiene $ 450,000 en activos totales entre su empresa matriz y su subsidiaria. Sus pasivos son de $ 330,000 y usted tiene $ 80,000 en capital. Estos deben estar todos enumerados en una columna. Luego puede sumar el total de sus pasivos y capital, por un total de $ 450,000. Como siempre, los activos deben ser iguales a sus pasivos más el capital contable.
Puede usar notas a pie de página u otros apartados para explicar cualquier cosa que pueda ser confusa para alguien que luego pueda consultar el balance general consolidado. Por ejemplo, si recientemente vendió una gran cantidad de equipos o experimentó una reducción en la dotación de personal, tal vez desee anotarlo para que las partes que han visto estados financieros comparables de su compañía no se confundan.
¿Cuál es la diferencia entre un balance general consolidado y un balance tradicional?
Es posible que se pregunte cuáles son las diferencias clave entre los balances tradicionales y los balances consolidados. Básicamente, ambos son un estado financiero que muestra la relación entre los activos, pasivos y patrimonio de una empresa. Puede elegir ver un balance consolidado como una extensión de uno tradicional. En este caso, se incluyen los activos y pasivos de la subsidiaria. Una hoja de balance independiente indica explícitamente qué activos y pasivos pertenecen a la compañía matriz, mientras que una hoja de balance consolidada representa tanto la compañía matriz como la subsidiaria.
Un balance general es relativamente sencillo a medida que los estados financieros van. Por otro lado, un balance general consolidado se encuentra entre los estados financieros más complejos debido a la cantidad de información requerida para las aportaciones y todas las partes y cuentas involucradas. Esto se debe a que una hoja de balance solo requiere información de un balance de prueba, estado de resultados y estado de flujo de efectivo que luego se resume en dos columnas, una para activos y pasivos.
Las hojas de balance consolidadas, por otro lado, generalmente requieren mucho tiempo y esfuerzo para armarse porque la hoja de balance de la empresa matriz es necesaria además de la de la subsidiaria. Además, dependiendo del acuerdo de propiedad de la subsidiaria, la naturaleza del balance general consolidado puede diferir. Una contabilidad cuidadosa y precisa es esencial durante todo el año tanto en la empresa matriz como en la subsidiaria para garantizar que, cuando llegue el momento de crear un balance general consolidado, se realice correctamente.
Los balances son generalmente un requisito para hacer negocios. Por lo general, se preparan trimestralmente y son importantes para la planificación estratégica y la protección de las auditorías. Las hojas de balance consolidadas, aunque son desafiantes, son esenciales cuando está operando un negocio y una subsidiaria. Esto es especialmente cierto ya que la información contenida en el mismo podría superponerse entre las dos entidades y, por lo tanto, debe eliminarse para evitar la duplicación.
Tanto un balance tradicional como un balance consolidado son esenciales para tener a mano y poder proporcionar a los inversores. Estos balances pueden mostrar el estado general de la empresa e impresionar a los inversores en los beneficios continuos de su participación. Sin embargo, mostrar la información de manera clara es fundamental para evitar confusiones.
