Si estás imaginando un vagón cargado de billetes verdes, estarías en lo cierto, eso es literalmente efectivo en tránsito. Las tiendas minoristas, los casinos y las empresas que reciben una gran cantidad de efectivo a menudo utilizan vehículos blindados para recoger efectivo y transportarlo de manera segura al banco. Sin embargo, para la mayoría de las empresas, "efectivo en tránsito" significa algo mucho más común. Es simplemente una forma de contabilizar el dinero que ha recibido y registrado pero que aún no ha sido procesado por el banco.
Consejos
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El efectivo en tránsito es el efectivo y los cheques que ha recibido y registrado en su cuenta de resultados, pero aún no aparece en el extracto bancario debido a las diferencias de tiempo.
¿Qué es el efectivo en tránsito?
Cada vez que el dinero ha salido del punto A pero aún no ha llegado al punto B, eso es efectivo en tránsito. Es fácil imaginar el efectivo en tránsito como efectivo físico, por ejemplo, cuando guarda el dinero de sus cajas registradoras y lo lleva al banco. En realidad, la mayoría de las transacciones de efectivo en tránsito ocurren detrás de la escena, como un cheque que está en el limbo mientras el banco lo hace efectivo.
En términos contables, el efectivo en tránsito es cualquier elemento que registre en su estado de resultados que aún no haya aparecido en su estado de cuenta bancario. Por ejemplo, es posible que haya registrado el pago de un cliente, pero el cheque aún se está cobrando en el banco o puede haber emitido un cheque por gastos de oficina, pero el destinatario aún no lo ha cobrado. Dado que se supone que el saldo de efectivo reportado en el balance general representa todo el efectivo disponible para su negocio, sería engañoso incluir dinero que el banco aún no ha procesado. El efectivo en tránsito es una forma de ajustar el saldo de efectivo para dar cuenta de los cheques recibidos o pagados que aún no se han compensado.
Ejemplo de efectivo en tránsito
Para ilustrar el efectivo en tránsito, imagine que administra un estacionamiento que tiene parquímetros. Al final de cada día, un empleado desbloquea los medidores y retira todo el efectivo que hay dentro. El efectivo va al equipo de cuentas que cuenta y registra el dinero en el estado de resultados, después de lo cual lo empaca y lo carga en un vehículo. El vehículo lleva el efectivo al banco, donde el dinero se deposita en la cuenta bancaria del negocio. Durante el viaje de media hora, el dinero es efectivo en tránsito.
Lo que pasa después es que el banco procesará el depósito durante la noche. Por lo tanto, cualquier depósito realizado por la empresa no aparecerá en el extracto bancario hasta el siguiente día hábil. Cuando concilie sus estados de cuenta bancarios, su recibo de efectivo y depósito bancario no tendrán la misma fecha de transacción. Su efectivo estuvo en tránsito por mucho más tiempo que el viaje por carretera de 30 minutos: estuvo en tránsito desde el momento en que lo registró en sus cuentas hasta el momento en que apareció en su extracto bancario.
¿Qué es un depósito en tránsito?
Un depósito en tránsito es una variación del mismo tema. Describe el dinero que ha recibido de los clientes en efectivo o con cheques y que ha registrado en el libro de contabilidad, que debe hacer el mismo día que recibe el dinero, pero el depósito aún no aparece en el extracto bancario de la compañía. Este es un ejemplo: supongamos que recibe un cheque de $ 10,000 de un cliente el 30 de diciembre. Registra el cheque en su libro de cuentas y lo deposita en el banco el mismo día. Sin embargo, el cheque tarda unos días en procesarse. No aparece en su extracto bancario hasta el 2 de enero. Hasta que se acredite el cheque, usted no tiene el uso del dinero. Es esta diferencia de tiempo que crea un depósito en tránsito.
¿Cómo contabiliza el efectivo en tránsito?
La mayoría de las veces, no importa si el banco tarda uno o dos días en procesar su depósito. Si deposita el efectivo o el cheque el 5 de junio, por ejemplo, o el 22 de septiembre, el depósito aparecerá en su extracto bancario con tiempo suficiente para reconciliarse al final del mes. Pero, ¿qué pasa si el retraso de tiempo lo lleva a un nuevo período contable? Ahora tiene un poco de enigma: si registra la factura como pagada en diciembre, entonces su estado de cuenta bancaria de diciembre no se reconciliará, pero si la registra en enero, entonces su informe de diciembre no reflejará el pago de la factura, y Las cuentas subestimarán el saldo de sus cuentas por cobrar. ¿Qué hacer?
En la práctica contable, estos problemas se resuelven mediante el uso de una entrada de cuenta de "efectivo en tránsito" o "depósito en tránsito". Esto es simple, ya que todo lo que está haciendo es crear una cuenta de retención, como una cuenta bancaria "falsa", donde registrará todo el dinero que viaja entre dos ubicaciones. Puede llamar a esta cuenta lo que quiera, como "dinero en tránsito" o "verificar para borrar".
Ahora, cuando recibe el cheque de $ 10,000 del cliente, acreditaría una cuenta por cobrar el 30 de diciembre de la forma habitual, y luego cargaría el efectivo en cuenta de tránsito por el mismo monto de $ 10,000. Cuando se despeja el cheque, usted registra una transferencia del efectivo en tránsito a su cuenta bancaria. Esto pondrá a cero la transacción de efectivo en tránsito.
¿Por qué las empresas utilizan efectivo en cuenta de tránsito?
Nada causa más dolores de cabeza que una reconciliación bancaria fuera de balance, especialmente si no es inmediatamente obvio lo que está mal. Asegurarse de que todo el efectivo y los depósitos en tránsito se hayan registrado en un libro de contabilidad separado puede evitar muchos problemas, ya que siempre tendrá un registro preciso de la cantidad de dinero que recibió en comparación con la cantidad de dinero disponible en fondos compensados que puede utilizar.. Ahora, cuando ejecute la conciliación bancaria de fin de año, tendrá una cuenta clara de los $ 10,000 que no aparecerán en el extracto bancario el 31 de diciembre porque el banco no había contabilizado el cheque en esa fecha, a pesar de que el negocio Registró el recibo en su libro de caja en la fecha de depósito.
¿Hace una diferencia si usa una caja de seguridad bancaria para recibos de clientes?
Si utiliza un sistema de caja de seguridad operado por el banco, entonces los pagos de facturas realizados por los clientes irán directamente a una dirección postal especial mantenida por el banco en lugar de ir a la empresa. Lo que esto significa es que no hay cheques para depositar. El banco recupera los cheques entrantes, los procesa y deposita los fondos directamente en la cuenta bancaria de la empresa. Luego publica un documento de remesas a un sitio web seguro al que el equipo de contabilidad puede acceder para actualizar las cuentas por cobrar de la compañía.
Cuando utiliza una caja de seguridad, no hay pago en tránsito. Esto se debe a que el banco actualiza sus registros al mismo tiempo que, o justo antes, enviando sus avisos de pago. Si su equipo de contabilidad es un poco lento en el registro de la cuenta por cobrar, incluso podría haber efectivo en tránsito inverso, donde el banco actualiza los registros antes de que lo haga la compañía.
