Una subvención de reembolso proporciona fondos para otorgar a los beneficiarios después de que se hayan incurrido en gastos. El concesionario debe seguir un cierto procedimiento para obtener el reembolso de los gastos del proyecto. Los reembolsos se proporcionan en un calendario de pagos establecido después de que la organización haya presentado documentos suficientes para verificar los gastos.
Comenzando su proyecto
Una vez que haya recibido la notificación de que ha sido seleccionado para recibir una beca, puede comenzar las actividades de su proyecto. Como se le ha otorgado una subvención de reembolso, se espera que tenga las capacidades para financiar estas actividades por adelantado. Si los fondos de la subvención reembolsarán la contratación de personal o la prestación de servicios a una población específica, la organización debería haber demostrado un historial financiero estable para llevar a cabo estas actividades. La mayoría de los beneficiarios deben tener al menos tres años de experiencia para calificar para una subvención por estos motivos.
Documentación de gastos
Para obtener su reembolso, la mayoría de las agencias de otorgamiento requieren que usted documente sus gastos. La documentación creíble incluye recibos, facturas o estados de cuenta de tarjetas de crédito. Incluso si se proporciona la documentación suficiente, no todos los gastos son elegibles para reembolso. El gobierno federal ha brindado orientación sobre los gastos permitidos que la subvención puede reembolsar a través de las circulares de la Oficina de Administración y Presupuesto. Si recibió una subvención federal, debe adherirse a la Circular OMB para el tipo de su organización. Hay una Circular de OMB separada para entidades sin fines de lucro, instituciones de educación superior y gobiernos estatales o locales.
Disminuir los fondos
Las agencias federales requieren que establezca una cuenta bancaria para retirar los fondos de su subvención. La organización que otorga las subvenciones proporciona orientación sobre la frecuencia con la que se puede obtener su financiamiento. Normalmente, la subvención se puede retirar mensualmente o trimestralmente hasta que se haya agotado toda la financiación. Debe presentar los gastos incurridos para retirar los fondos para ese período de informe. Una vez que los fondos se transfieren a su cuenta, puede devolver el dinero a su organización. Durante cada período de informe, la organización debe presentar los gastos para obtener el financiamiento restante.
Los requisitos de información
Al final del período de la subvención, una vez que se ha gastado toda la financiación, la organización debe mantener en archivo un registro de todos los gastos cargados a la subvención por una cantidad específica de años. Para las subvenciones federales, la organización deberá cumplir con las auditorías de Ingresos Internos e Inspector General. Es posible que los gastos que no se mantengan archivados deban pagarse a la agencia otorgante. La organización también tiene que mantener registros de los resultados y los resultados del proyecto financiado por la subvención.
