Los controles de gestión incluyen una variedad de herramientas utilizadas tanto por los gerentes como por los empleados para garantizar que el trabajo pueda continuar según sea necesario. Si bien los controles de administración son una parte útil y, a menudo, esencial para hacer negocios, es importante asegurarse de que estos controles no interfieran con la capacidad de los trabajadores para realizar el trabajo.
Estándares de Control de Gestión
Los controles de gestión siempre deben cumplir con todas las leyes estatales, locales y federales aplicables. También deben proporcionar una garantía razonable de que los activos están protegidos contra el desperdicio, el fraude y el abuso. Los controles de gestión no deben implementarse sin la previsión y planificación adecuadas, pero deben tener objetivos específicos que puedan cumplirse de manera realista. Finalmente, las normas para los controles de gestión deben exigir que tanto los gerentes como los empleados actúen de una manera ética que mantenga un cierto nivel de competencia para todos los trabajadores.
Controles Preventivos
El propósito de los controles preventivos es tratar de evitar que los trabajadores en todos los niveles cometan errores o estafen a la organización. Los controles preventivos pueden incluir elementos que requieren que los trabajadores ingresen una contraseña para iniciar sesión en una computadora o una clave de acceso para acceder a un área particular del lugar de trabajo. Estos controles son esenciales en una variedad de situaciones de trabajo. Sin embargo, algunas veces pueden afectar la productividad si no se implementan adecuadamente. Por ejemplo, si un empleado de nómina necesita imprimir cheques de pago, pero el supervisor con acceso a la habitación cerrada donde no se encuentra el inventario de cheques no está disponible, la productividad puede perderse.
Controles de detectives
Los controles de detección están diseñados para "detectar" errores y / o actividades fraudulentas después de que ya hayan ocurrido. Los informes de excepciones son un ejemplo de un control de detectives. Estos son informes que enumeran elementos tales como transacciones incompletas o transacciones que equivalen a una cantidad mayor o menor que la esperada en el negocio diario. Los controles de detección son muy efectivos para descubrir costosos errores contables. Sin embargo, pueden afectar la productividad cuando se llevan al extremo. Por ejemplo, cuando un departamento entero se ve obligado a gastar horas buscando un error de cinco centavos, no solo se pierde productividad, sino que el tiempo dedicado a buscar esos pocos centavos le costará más dinero a la organización que si simplemente se eliminara la diferencia..
Uso de los controles de gestión para aumentar la productividad
Si bien los controles de gestión pueden tener un impacto negativo en la productividad cuando se implementan incorrectamente, también pueden usarse para aumentar la productividad. Cuando se implementan controles de gestión para medir y analizar la productividad diaria, los gerentes pueden usar los datos resultantes para investigar formas más eficientes de hacer negocios. Estos controles también pueden ayudar a los gerentes a determinar formas más efectivas de delegar autoridad dentro de la organización.
Factores humanos
Recuerda siempre que tus trabajadores son humanos. No subestime el efecto de los controles de gestión sobre el compromiso y la productividad de los empleados. El aspecto humano de los controles de gestión debe considerarse al diseñar e implementar estos controles. Se debe considerar el comportamiento humano para garantizar que los trabajadores estén debidamente motivados para completar las tareas deseadas. Por ejemplo, no se debe hacer sentir a los empleados como si se hubieran implementado controles porque los gerentes creen que no se puede confiar en los trabajadores. En tal caso, los trabajadores probablemente serán desmotivados, lo que luego disminuirá la productividad.
