La responsabilidad principal de un agente de compras es garantizar el suministro y la calidad suficientes de los materiales requeridos al mejor precio posible. La atención se centra en la calidad, la disponibilidad de materiales, la inversión en inventarios y los precios. Al establecer objetivos, el agente de compras debe permanecer enfocado en las actividades y las métricas que impulsan un mejor desempeño en estas cuatro áreas.
Calidad
Lo que sea que estemos comprando, esperamos calidad. Los materiales deben cumplir con las especificaciones para ser útiles. A menudo, el costo de la calidad deficiente excede el costo real del material. La mala calidad puede llevar a la pérdida de gastos laborales, reclamaciones de garantía, incluso lesiones. El agente de compras debe tener una métrica de calidad del proveedor para garantizar que los proveedores elegidos cumplan con los estándares. La métrica debe capturar la cantidad de productos defectuosos recibidos del proveedor como un porcentaje del total de productos recibidos. Se debe establecer una meta con cada proveedor. Los números deberían mejorar cada año.
Disponibilidad de material
Dos aspectos de la disponibilidad de material merecen ser medidos. El primero se centra en la cantidad de escasez de materiales que se producen. Es necesario medir esto para comprender si el agente de compras está solicitando cantidades adecuadas de material en el momento adecuado. Si no, el gerente de compras tendrá que intervenir. si una tienda de comestibles se queda sin producto y ocurre dos horas una vez cada cinco años, no atraería el escrutinio si durara tres días y ocurriera cada dos semanas.
El segundo aspecto es la fiabilidad de las entregas a los proveedores. Esto se mide comparando los envíos de proveedores con los pedidos de compra. Si el proveedor envía la cantidad correcta a tiempo, el pedido se considera "perfecto". Si la cantidad o la fecha de entrega no coinciden con la orden de compra, esto contaría como un "error". Al igual que con la calidad, los objetivos deben cumplir los objetivos de la empresa y mostrar una mejora continua.
Inventario de inversión
Si bien un agente de compras es responsable de garantizar que haya suministros adecuados a mano, es importante que también sean responsables de mantener el inventario bajo. Pocas empresas tienen recursos ilimitados para invertir en inventario. Por lo tanto, el agente de compras debe garantizar que el valor total del inventario se mantenga dentro de los límites. La medida más común para la efectividad del inventario es la rotación de inventarios. Los giros de inventario miden cuántas veces en un año dado se invierte completamente el inventario. Por ejemplo, hay un producto que una empresa usa 12,000 unidades por año. Para este mismo producto, ha habido 1,000 unidades en inventario en un momento dado. Los giros de inventario calculados para este artículo serían 12 (12,000 divididos por 1,000). Una tasa de cambio de 12 indica que el inventario se revierte una vez al mes, o 12 veces al año. Cuanto mayor sea la velocidad de giro, más inventario efectivo se está utilizando.
Precios
En la compra, la diferencia entre el costo estándar asociado con un artículo y el precio real pagado se denomina variación del precio de compra, o PPV. La PPV es una medida común para que los agentes de compras entiendan qué tan bien o mal está el desempeño de ese agente en relación con los estándares de costos. Para impulsar un PPV favorable, un agente de compras contratará a los proveedores para eliminar los costos de la cadena de suministro. Un ejemplo podría ser en el caso de que un agente de compras reduzca el precio al comprar en un lote de mayor tamaño, o si el agente de compras pudo ubicar una fuente alternativa que podría ofrecer un precio más favorable.
