Cuando un empleado que usa un vehículo personal para hacer su trabajo recibe una compensación, el empleador también se beneficia. El uso de un automóvil para fines comerciales puede ser costoso. Incluso un promedio de 100 millas por mes significa varios cientos de dólares en gastos en el transcurso de un año. Algunos empleadores están dispuestos a pagar la cuenta para atraer y mantener a las personas calificadas que deben tener para tener éxito. Hay dos modelos muy utilizados para compensar a los empleados por el uso de sus propios autos: la asignación de auto y el reembolso de millas.
Conceptos básicos de las concesiones de automóviles de la empresa
Un subsidio de automóvil de la empresa es una suma predeterminada que se paga a un empleado como compensación por conducir su propio vehículo por motivos comerciales. MileIQ dice que las empresas utilizan las concesiones de automóviles para minimizar los costos contables. Una vez que a un empleado se le ha asignado una asignación para automóvil, esa cantidad simplemente se agrega al cheque de pago del empleado. Por ejemplo, si la asignación para automóvil es de $ 500 por mes, esta suma se paga al empleado a través de su cheque de pago.
Cómo se determinan los montos de asignación de automóvil
Los empleadores confían en dos estimaciones para determinar cuánto debe ser una asignación de automóvil. El primero es la cantidad de millas relacionadas con el negocio que maneja un empleado; El segundo es el costo de operar un vehículo personal. El objetivo es determinar los costos operativos del vehículo, comenzando con el costo del combustible. La compañía luego agrega gastos en seguros, impuestos, mantenimiento, reparaciones y depreciación. El resultado se convierte a una tasa por milla y se multiplica por la estimación de millas. Este es esencialmente el mismo procedimiento que utiliza el Servicio de Impuestos Internos para establecer su tasa de millaje estándar para el uso comercial de los vehículos. En consecuencia, la asignación promedio por automóvil es aproximadamente la misma que la tarifa estándar por milla del IRS. Sin embargo, el costo para una compañía de pagar un subsidio por automóvil es más alto que cuando se usa un modelo de reembolso por millaje y el empleado termina con menos dinero después de los impuestos, según Motus.
Consecuencias fiscales de los subsidios para automóviles
El IRS considera que las asignaciones de automóviles son ingresos que son gravables para el empleado de la misma manera que su salario es gravable. Esto significa que las compañías también deben pagar los impuestos aplicables sobre el monto, como la parte del empleador del impuesto de Seguro Social. En contraste, un reembolso de millas se clasifica como un gasto de negocios. El empleado no paga impuestos sobre la renta u otros impuestos sobre el dinero, y el empleador no paga impuestos sobre la nómina. Si un empleado no recibe compensación por manejar en el negocio, puede deducir el kilometraje a la tarifa estándar del IRS. Esta tasa se fijó en 54.5 centavos por milla para el año fiscal 2018.
Modelo de reembolso de millas
Cuando una compañía paga un reembolso de millas en lugar de una asignación por automóvil, las reglas del IRS establecen limitaciones y requisitos de documentación que no se aplican a las asignaciones. El empleado debe mantener un registro de millas que incluya lecturas del odómetro junto con el propósito y el destino de cada viaje de negocios. Solo es elegible viajar por razones puramente comerciales; los viajes de ida y vuelta al trabajo no son millas calificadas. Debido a que los reembolsos por millas no son ingresos sujetos a impuestos, el empleado termina con más dinero en comparación con el monto después de impuestos de una asignación para automóvil.
