No sucede con frecuencia, pero a veces un beneficiario nunca cobrará un cheque. Ya sea que un empleado se haya olvidado del cheque de pago o que un proveedor haya cerrado su negocio, un cheque con fecha obsoleta puede resultar en un problema contable. Cree una política contable para ponerse en contacto con los titulares de cheques vencidos después de un período de tiempo específico. Establezca otro período de tiempo para cancelar el cheque con fecha vencida. Si su estado está sujeto a las leyes de propiedad no reclamada, solicite que el registro de contabilidad sea una responsabilidad para el estado.
Acerca de los cheques obsoletos
Contrariamente a la creencia popular, un cheque nunca "expira" realmente. No se requiere que un banco cobre un cheque si han pasado más de seis meses desde la fecha del cheque. Sin embargo, el banco tiene la libertad de aceptar un cheque con fecha de vencimiento, independientemente de las restricciones enumeradas en el cheque. Muchos estados tienen leyes de propiedad no reclamada que requieren que las empresas entreguen fondos no reclamados al estado en lugar de simplemente cancelar el gasto.
Póngase en contacto con el beneficiario
Establecer una política para ponerse en contacto con los propietarios de los cheques no reclamados. Puede parecer una tontería instar a un beneficiario a cobrar un cheque, pero le ahorrará tiempo administrativo y de contabilidad y le causará problemas en el camino. Decida los intervalos de contacto, como seis meses y un año. Para asegurarse de que puede implementar esta política, solicite a la contabilidad que recopile información de contacto, como el número de teléfono, la dirección de correo electrónico y la dirección física, antes de desembolsar los cheques.
Invertir el cheque
Establezca un período de tiempo para cancelar los cheques vencidos en su manual de política contable. El tiempo exacto depende de usted, pero un año o dos años son puntos de referencia comunes. Para cancelar el cheque, cargue la cuenta de efectivo y acredite la cuenta de gastos original. Por ejemplo, supongamos que pagó a un proveedor $ 100 por suministros hace un año y nunca cobró el cheque. Para revertir el cheque, realice un débito en efectivo por $ 100 y los gastos de suministros de crédito por $ 100.
Graba un Liablity
Si su estado tiene leyes de propiedad no reclamada, es posible que tenga que entregar el dinero en efectivo al estado después de un cierto período de tiempo. Si se aplica una ley de propiedad no reclamada, establezca una política para crear una nueva responsabilidad para contabilizar el monto adeudado al estado. Por ejemplo, si el cheque de suministros de $ 100 está sujeto a las leyes de propiedad no reclamada, debitaría la cuenta de responsabilidad de propiedad no reclamada por $ 100 y el gasto de suministros de crédito por $ 100. Cuando entregue los fondos al estado, cargue a la cuenta del pasivo por $ 100 y acredite en efectivo por $ 100.
