Con tantas declaraciones de políticas como organizaciones las hacen, estas declaraciones aclaran la intención, describen los medios por los cuales una empresa administra la política y define los detalles de la misma. Las declaraciones de políticas sirven para proteger a una organización de malentendidos que podrían conducir a conductas o juicios no autorizados. Cada declaración de política debe incluir su propósito, definiciones de terminología, la declaración en sí misma y los pasos para implementarla.
Propósito de la política
La primera parte de una declaración de política establece su propósito. Una organización puede tener muchas declaraciones de política. Por ejemplo, en recursos humanos, una declaración de política puede cubrir la actitud de la compañía hacia la vestimenta adecuada porque la compañía desea proyectar una imagen determinada a sus clientes. Otra declaración de política de recursos humanos podría detallar la política de viajes de los empleados de la empresa. Puede contener lo que la empresa paga y lo que no. En la misma compañía, una declaración de política del departamento de marketing puede describir la política de la compañía en el pedido de arte gráfico y fotografía.
Terminología definida
La segunda parte de una declaración de política proporciona las definiciones de palabras clave o interpretaciones de la terminología en la política. Después de esto, la política puede incluir una lista de las personas a las que se aplica la política, la persona dentro de la empresa que tiene la responsabilidad de monitorear el cumplimiento de la política y cómo y a quién pueden dirigirse las apelaciones en caso de desacuerdos. Con las políticas internas de la empresa, a menudo encontrará los procedimientos o los pasos para administrar la política después de la tercera parte de la política.
La declaración de política
La tercera parte de una declaración de política describe la política completa, cómo la empresa la aplica, quién o qué está exento de las disposiciones de la declaración de política, la forma en que los malentendidos e infracciones deben remediarse, y el tiempo que permanece la política en efecto. Al utilizar las declaraciones de políticas en un manual del empleado, por ejemplo, una empresa puede evitar la confusión entre sus empleados al detallar claramente lo que se espera de los empleados en situaciones específicas.
Funciones de política
Las declaraciones de política también funcionan como guardianes. Si una persona desea pintar su oficina de color naranja, por ejemplo, una declaración de política que define los colores del logotipo de la compañía como los colores de oficina estándar le permite a su supervisor evitar una confrontación desagradable simplemente entregando una copia de la declaración de política que lo define. Las declaraciones de políticas claras pueden disminuir el riesgo de conflicto y eliminar la oportunidad de una aplicación de reglas injusta y selectiva.
Procedimientos de política
Más allá de los manuales para empleados de la compañía, los departamentos individuales pueden tener sus propias declaraciones de política que reflejen el cumplimiento de las normas o los requisitos legales. En los departamentos de contabilidad de las compañías que venden acciones, el departamento de contabilidad debe cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados establecidos por el gobierno al preparar los estados financieros para la revisión pública. Una forma de garantizar que el personal de contabilidad siga estas reglas y leyes es un conjunto de declaraciones de políticas que representan la manera en que el departamento se adhiere a estas reglas.
