Organizar una reunión de negocios para personas japonesas es muy similar a cualquier otra reunión de negocios: refiérase a los participantes por sus últimos nombres (familiares) (y si está hablando en japonés, siga el nombre de la familia con el honorífico –san); notifique a los participantes la hora de inicio con bastante antelación; proporcionar una opción de café, té o agua; comenzar a tiempo no interrumpas a las personas cuando están hablando permanecer en el tema; evitar el uso del humor; y prepárate para preguntas directas y personales.
Preparación
Notifique a todos los participantes la hora de inicio tan pronto como sea posible y asegúrese de que todos, japoneses y no japoneses, entiendan que la reunión comenzará en este momento. La cultura japonesa pone un gran énfasis en la consideración por los demás, y la puntualidad es un signo de respeto.
Elija un lugar tranquilo si es posible. Muchos japoneses hablan inglés o han estudiado inglés, pero los ruidos de fondo pueden dificultar el seguimiento de las conversaciones. Tener la reunión en un lugar tranquilo asegurará un ambiente de escucha cómodo.
Proporcionar una selección de bebidas. Contrariamente a los estereotipos populares, no todos los japoneses beben té japonés, especialmente en reuniones de negocios con personas no japonesas. Es mejor, si es posible, proporcionar a los participantes una selección de café, té, té japonés y agua.
Asegúrese de que haya un amplio espacio de tablas para que las personas puedan colocar documentos y, si lo necesitan, un diccionario electrónico. Una vez más, muchos japoneses hablan inglés, pero es posible que deseen, de vez en cuando, verificar el significado de las palabras desconocidas o desconocidas que se utilizan durante la reunión.
Permita que transcurra un tiempo antes de que comience la reunión para que las personas intercambien tarjetas de negocios y se presenten informalmente entre sí. El intercambio de tarjetas de negocios es un acto significativo y obligatorio para los empresarios japoneses.
Comenzando la reunión
Señal de que la reunión comenzará, permitiendo que las personas se organicen y se preparen.
Presentar a los participantes. Si está llevando a cabo la reunión en japonés, use el estilo de introducción en japonés: organización primero, segundo apellido seguido de "-san". nombre de pila pasado Puedes elegir que los participantes se presenten; esto es perfectamente aceptable y, si está en inglés, la persona japonesa puede disfrutar el desafío de mostrar su habilidad en inglés frente al grupo.
Replantear el propósito y objetivos de la reunión. Esto debería haberse anunciado de antemano, pero ayudará a las personas si se les recuerda. Mantener el tema es un signo de consideración en Japón.
Dirigiendo la reunión
No interrumpas a las personas cuando están hablando. Permita que los oradores tengan tiempo para hacer su punto. En Japón, las personas tienden a explicar los puntos dando primero las razones y luego estableciendo el punto, mientras que las personas en las culturas occidentales establecen el punto primero y luego dan las razones. Este estilo de comunicación diferente puede ser una fuente de impaciencia por parte de los occidentales, y se maneja mejor sin interrumpir.
Permanecer en el tema. Guarde los comentarios o anécdotas para el final o la reunión.
Evita el uso del humor. A pesar de que la cultura japonesa está cambiando, y el humor es bastante común en Japón, todavía es mejor evitar el humor en las reuniones de negocios. El humor puede ser un signo de amistad para los estadounidenses, pero para los empresarios japoneses puede ser un signo de inmadurez, y también corre el riesgo de no romper la barrera del idioma o la cultura.
Esté preparado para las preguntas directas. El sitio web "Foreign Translations" advierte a los lectores que los japoneses tienden a ser directos en sus preguntas cuando conocen a nuevas personas (consulte la Referencia 1). Preguntas como "¿Cuánto dinero ganas?" "¿Estas soltero?" o "¿Cuántos años tienes?" puede ocurrir. Si no se siente cómodo respondiendo estas preguntas, busque una manera educada de desviar la pregunta y no se ofenda.
