Una propuesta técnica es una de las tareas más importantes en la redacción comercial o técnica. Una propuesta bien escrita puede asegurarle a su organización un nuevo cliente de ventas, un proyecto importante o una donación de fondos para investigación u otras actividades. Para muchas organizaciones, las propuestas técnicas efectivas son esenciales para su éxito continuo.
Artículos que necesitarás
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Solicitud de propuesta (RFP)
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Software de procesamiento de textos
Estudie la solicitud de propuesta, o RFP, de cerca. Muchas organizaciones envían solicitudes de propuestas (RFP) cuando quieren propuestas para un producto o servicio. Las RFP contienen pautas sobre lo que deben cubrir las propuestas, así como cuándo y a quién deben enviarse. Una buena propuesta no debe desviarse de las pautas en la RFP. Desafortunadamente, algunas RFP pueden ser vagas, ofreciendo poca orientación. Esto es especialmente problemático cuando intenta desarrollar estimaciones de costos en su propuesta. El paso 4 ofrecerá sugerencias para hacer frente a RFP vagas o poco claras.
Planifica tu propuesta antes de escribirla. A menudo, es posible que no sepa más sobre el cliente o la fuente de financiamiento que lo que está en la RFP. Haga su tarea y aprenda lo que pueda sobre la organización y sus tomadores de decisiones. Luego dedique un tiempo a pensar en las necesidades de la organización. Las propuestas que muestran poca o ninguna comprensión de las necesidades de un cliente a menudo resultan de escribir demasiado pronto sin tomar tiempo para pensar en el cliente.
Redacta tu propuesta. Las variables como el tamaño y el alcance del proyecto, así como el cliente potencial que recibirá su propuesta, determinarán la duración y el formato. En algunas situaciones, una propuesta de memo más corta es apropiada. Otras situaciones, como proyectos grandes o propuestas de donaciones enviadas a organizaciones grandes, requerirán propuestas más largas escritas como un informe técnico formal.
Incluya en el cuerpo de su propuesta un cronograma para los bienes o tareas entregables y una estimación de los costos. Siga las especificaciones en la RFP. Si la RFP es vaga, hay varias formas en que puede lidiar con esto. Una sugerencia es ofrecerle a su cliente potencial un conjunto de opciones entre las que elegir. Una alternativa es hacer sus propias suposiciones y especificarlas en la propuesta. Tercero, puedes contactar al cliente potencial y hacer muchas preguntas. Muchos clientes apreciarán esto, ya que demuestra que te preocupas por el proyecto.
Organice la propuesta de manera que atraiga la atención de los lectores y enfóquelos en los puntos clave. Comience con un resumen que resuma su propuesta. Amplíe los detalles, incluidos los costos, en el cuerpo principal de la propuesta. Termine con una conclusión que enfatice los beneficios de elegir su compañía. Mantenga los resúmenes, los resúmenes y las conclusiones concisos y sin la jerga técnica posible para que sean accesibles a todos los lectores, independientemente de los conocimientos técnicos. Flesh out detalles técnicos en el cuerpo de la propuesta.
Edite y formatee su propuesta, asegurándose de que esté libre de errores y que el documento sea fácil de leer. Enfatice cómo su proyecto atenderá las necesidades del cliente. Considere explicar las calificaciones del personal clave para el proyecto que está proponiendo. Use listas (ya sea con viñetas o números) para resaltar los puntos clave. Use encabezados y subtítulos para dividir grandes bloques de texto.
Consejos
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Formatee su propuesta con un enfoque de "resumen, cuerpo, conclusión" o ABC.
Establecer la necesidad de lo que se propone.
Sea realista en sus estimaciones de costos y horario.
Enfoque la atención en la conclusión: esta es su oportunidad de causar una impresión duradera.
Asegúrese de que la información de costos sea fácil de encontrar, ya que los lectores la estarán buscando.
