Los eventos de recaudación de fondos van desde pequeñas reuniones sociales y galas temáticas hasta eventos públicos. De acuerdo con P. Burke Keegan, autor de "Recaudación de fondos para organizaciones sin fines de lucro", antes de planificar un evento, debe poder identificar el 50 por ciento de sus asistentes para una pequeña reunión privada. Para una extravagancia, el 35 por ciento lo hará, dice. Aunque un anuncio en el periódico atrae a todos los participantes a un evento público en el parque, los eventos que requieren un alto compromiso financiero o una lista limitada de invitados requieren una invitación personal para garantizar la asistencia de este grupo central.
Elija el formato. Reserve cartas detalladas de varias páginas para posibles patrocinadores de eventos o para cortejar a los principales donantes. Para la lista de invitados real, la presencia del individuo o la pareja en el evento sigue siendo el objetivo principal. Seleccione una tarjeta de un solo pliegue impresa o grabada para el evento más formal. Para eventos de vestimenta casual, una carta impresa es suficiente.
Abra la invitación con un saludo o un anuncio de inclusión. Para una carta, diríjase a la invitación usando el título social de la persona, como Dr., Mr., Ms. o Miss. Extienda la invitación en nombre de la organización. Si la invitación no es personalizada, renuncie a dirigirse a la persona por su nombre y comience con el mensaje de la organización. Por ejemplo, "The Widget Collector's Foundation cordialmente te invita a asistir a Gala Under the Stars".
Elaborar los detalles del evento. Defina el formato y el propósito del evento, por ejemplo: "Una cena formal con ingresos que beneficien al Programa de Alcance de WCF". Atraiga al destinatario con noticias de una celebridad que asiste como maestro de ceremonias o un orador principal.
Incluya la hora, fecha y lugar. Solicite que los asistentes respondan a un voluntario o empleado de caridad en particular o una dirección de correo electrónico específica.
Anote la cuota de inscripción. Indique si se evalúa por persona, partido, mesa o equipo. Anuncie cualquier descuento evaluado para la compra anticipada de boletos.
Agregue el número principal del lugar para que los asistentes perdidos puedan aclarar las instrucciones el día del evento. Aclare el propósito del número. Por ejemplo, escriba "Sólo para indicaciones". Alternativamente, imprima un pequeño mapa en el reverso de una letra o incluya un pequeño inserto dentro de una tarjeta de invitación.
Cerrar con un gancho. Rally invitados a asistir con un motivo final. Recuérdeles por qué el evento es importante. Por ejemplo, "Salvemos perros en el Condado de Orange juntos".
