Cuando necesita resumir una gran cantidad de información, una nota o carta es una forma eficiente de hacerlo. Muchas personas encuentran difícil escribir y creen que no tienen el vocabulario para hacerlo. Pero como dice el profesor de escritura William Zinsser, escribir es solo pensar en un papel. Todo lo que necesita hacer es organizar sus pensamientos, seguir el estilo del formato que ha elegido y usar un lenguaje simple y claro.
Escribir un informe en una nota
Escribe un encabezado. Para una nota, indique en la esquina superior izquierda quién debe leer la nota (por ejemplo, Para: todos los empleados), quién la escribió (De: su nombre), quién más la recibirá (CC: Nombre del destinatario) el fecha (fecha actual) y de qué trata (tema: tema a tratar)
Si es una carta, comience con una fecha y un saludo, como "Para todos los empleados:".
Tenga en cuenta su audiencia.Si está escribiendo a una audiencia general, use un lenguaje que todos comprendan. Es posible que los empleados nuevos aún no conozcan la jerga de la empresa y que los empleados de un departamento no entiendan la terminología de otro.
Hacer un esquema. Organizar tus pensamientos permite una escritura clara. Considera lo que tu audiencia querrá saber y lo que quieres decirles. Enfatice las conclusiones clave del informe y lo que significa para las personas que leen el memorándum.
Comience con fuertes declaraciones de apertura. Reconocer el informe y sus conclusiones. Por ejemplo, "Como resultado de nuestro reciente estudio de productividad, realizaremos varios cambios en nuestras políticas de uso de Internet".
Explique. Resalte cualquier dato o hallazgo que apoye la conclusión. "Los consultores descubrieron que los empleados pasaban dos horas al día revisando el correo electrónico y administrando los equipos de deportes de fantasía". Además, hágales saber a los lectores cuándo tendrán lugar los cambios.
Indique a las personas a dónde pueden acudir para obtener información más completa (si corresponde). Por ejemplo, "Discutiremos esto más a fondo en nuestra reunión semanal de personal el viernes" o "El informe completo está disponible para todos los empleados en formato PDF". No firme la nota; Tu nombre está en la parte superior de la nota. Si está escribiendo una carta, use su nombre, su nombre completo o su nombre completo y título, según las circunstancias y su preferencia.
Reescribe y corta el desorden. Vuelva a leer el borrador y elimine las palabras innecesarias. Por ejemplo, "es la opinión de la empresa que la oficina de Scranton debe buscar activamente reducir los problemas de falta de productividad al limitar el uso no laboral de los recursos de la empresa", y se puede reescribir como "la Empresa nos ha pedido que limitemos el uso personal de los bienes de la empresa. Esto Aumentará nuestra productividad ".
Revisión y corrección ortográfica. Haga que un colega de confianza revise su gramática y tono; una oración mal escrita puede interpretarse de una manera que nunca pretendió. Además, ejecute el corrector ortográfico, pero tenga cuidado con las funciones de reemplazo automático de palabras. No quieres que tu informe diga "Indonesia" cuando te refieres a "Indiana".
