La contabilidad no es un campo fácil de dominar para algunas personas; sin embargo, la marca de un buen contador es la capacidad de escribir un buen informe con recomendaciones claras y fáciles. La mejor manera de hacerlo es con un informe que muestre las tendencias del gasto al comparar el pronóstico presupuestario con el gasto real. Esto se puede hacer al final de cada mes (comparación mes a mes), trimestral o anualmente.
Determine la audiencia para el informe. Si el informe es para una persona, puede contener más información que un informe para un grupo o departamento. Sepa cuánta información sabe su audiencia acerca de los datos que se presentan.
Decida un plazo para su informe. Puede resaltar el mes actual, discutir el año completo o incluso los últimos cinco años en su informe. El propósito y el período de tiempo para el informe deben indicarse claramente en un resumen ejecutivo rápido.
Obtenga una lista de todas las cuentas, así como el gasto que acompaña a estas cuentas durante el período de tiempo que cubre el informe. Los informes de gastos actuales se conocen como "Gastos reales".
Compare "Gasto real" con "Gasto presupuestado". Comience con las cuentas que tienen la mayor discrepancia entre el gasto real y el gasto presupuestado. La discrepancia puede ser por encima del presupuesto o por debajo del presupuesto. Cree una sección del informe para discutir los ítems sobre presupuestados y otra para discutir los ítems sub-presupuestados.
Crea una sección llamada "Recomendaciones". Con base en la información discutida en las comparaciones de gastos reales a gastos presupuestados, cree al menos tres recomendaciones para su cliente o empleador.
