Las políticas y procedimientos contables no son lo mismo, aunque los trabajadores en una oficina a menudo confunden los dos. Las políticas contables representan las pautas o reglas que definen lo que espera el departamento de contabilidad en una situación determinada. Al crear políticas, el departamento de contabilidad garantiza que todos los afectados mantengan y cumplan las normas y los estándares de la compañía. El procedimiento representa el lado de cómo de la ecuación al definir los pasos individuales que aseguran que las políticas contables de la compañía se mantengan y que los controles internos estén en su lugar.
Definir la política
Cuando cree la política contable y el manual de procedimientos que utilizan los contadores y otras personas en la empresa, primero debe definir cada regla o directriz como una política individual que desea que las personas sigan. No mezcle políticas, porque es demasiado confuso. Los departamentos de contabilidad crean políticas de flujo de efectivo, políticas de reembolso de viajes, políticas de caja chica, políticas de cuentas por pagar o políticas de facturación, solo por nombrar algunas. La política debe definir la regla, conocida como qué, e incluir quién debe cumplirla y por qué se debe cumplir. Las políticas y procedimientos se mantienen como documentos separados.
Escribe el resumen
Cada política debe incluir un resumen o resumen de la pauta o regla. La visión general es lo primero, con información detallada que incluye los detalles. Por ejemplo, un departamento de contabilidad puede tener una política de fondos de caja chica que detalla cuánto dinero estará disponible para la caja chica, el tipo de compras que cubre y el título de la persona responsable de garantizar que se mantenga adecuadamente. La política no incluye los nombres de las personas, sino el título o la posición en la empresa responsable de la misma.
Describir los procedimientos
Los procedimientos son el proceso paso a paso por el cual las personas se adhieren a la política de la compañía.Por ejemplo, un departamento de contabilidad puede establecer una política de flujo de efectivo que especifique cuánto efectivo operativo debería estar disponible en todo momento y qué debe ocurrir si no está disponible. Pero para garantizar que se mantenga la política, alguien en el departamento de contabilidad debe completar las conciliaciones de cuentas bancarias. El proceso de conciliación bancaria tiene pasos detallados sobre cómo realizar la conciliación bancaria para garantizar que se respete la política de flujo de efectivo. Para escribir el procedimiento, describa cada paso que debe tener lugar, incluidos los títulos de las personas que completan cada paso y lo que sucede en los pasos siguientes.
Numera los pasos
Escriba los procedimientos en el orden en que deben ocurrir los pasos. Por ejemplo, al utilizar el proceso de conciliación bancaria, comience con lo primero que debe ocurrir, por ejemplo: los estados de cuenta bancarios deben entregarse sin abrir al gerente de contabilidad. Incluya los pasos que el gerente de contabilidad debe realizar antes de pasar el trabajo de conciliación real a otra persona en contabilidad. Esto podría incluir cosas como una revisión rápida de inconsistencias de cheques, nombres de beneficiarios y más.
Manual de Políticas y Procedimientos
Incluya una lista de los títulos en el departamento de contabilidad con breves descripciones de las tareas realizadas por cada puesto en la compañía al frente de la política y el manual de procedimientos. Esto ayuda a crear controles internos al tiempo que garantiza la separación de tareas. Escriba políticas en páginas individuales, creando una nueva página o un conjunto de páginas para cada política. Cada política recibe su propio encabezado y título en la tabla de contenido para que las personas puedan consultarlos fácilmente. Después de la política, incluya todos los procedimientos en sus propias páginas como copia de seguridad. La tabla de contenido puede incluir la "Política de flujo de efectivo", como título principal con subtítulos y sus propias páginas que incluyen "Conciliaciones bancarias", "Conciliaciones de cuentas bancarias del libro mayor" o cualquier otro procedimiento que se aplique a esa política específica.
