Las personas que llaman pueden dejar mensajes en su correo de voz por una variedad de razones. Algunos de los mensajes pueden ser recordatorios amigables de información y contactos comerciales importantes. Las cosas que diga en su mensaje de correo de voz, ya sea un correo de voz personal o un correo de voz comercial, desempeñarán un papel importante en el tipo de información que recibe de las personas que llaman. Hay cierta información básica que siempre debe incluir en su correo de voz.
Mensaje saliente
Lo primero que debe hacer para dejar un mensaje saliente es identificar su nombre, organización y número de teléfono. Lo segundo que debes hacer es abordar tu disponibilidad. Por ejemplo, puede querer decir que no está disponible y dar la hora y el día en que regresará. Finalmente, detalle el tipo de información que desea volver al correo de voz, como el nombre, la compañía, el número y posiblemente un mensaje. Un correo de voz saliente típico podría sonar así: "Soy Bob Smith con Sampson, Inc. en 555-555-5555. Hoy no estaré disponible hasta las 4 en punto, pero deje su nombre, compañía y número y le devolveré su llamada a la brevedad. Gracias ”. Recuerde ser breve y dar instrucciones claras y concisas a la persona que llama.
Evitar problemas
Las personas que llaman a veces pueden llamar a números equivocados. Al no indicar su nombre, organización y número de teléfono en su mensaje saliente, a menudo puede recibir mensajes no destinados a usted. Al indicar esta información, se asegura de que la persona que llama sepa que se ha comunicado con la persona correcta o que haya marcado el número correcto. Puede o no desear animar a su interlocutor a dejar un mensaje. Si no los alienta a dejar un mensaje, será difícil para usted juzgar la importancia de la llamada telefónica. Si recibe numerosos mensajes de correo de voz, esos mensajes son importantes para determinar qué llamadas telefónicas deben devolverse con prontitud y cómo prepararse para la llamada telefónica devuelta. Si fomenta los mensajes, debe solicitar que la persona que llama sea breve o que resuma el mensaje. Los correos de voz con explicaciones de mensajes largos pueden volverse incómodos o no ser necesarios, por lo tanto, perder su tiempo.
Añadir E-Mail, Social Media
Debido a que se comparte tanta información a través de las redes sociales, probablemente debería considerar agregar información de contacto en línea a su mensaje saliente. El desafío de dejar contactos en las redes sociales es hacer que la persona que llama entienda dónde debe dejarlo. Es posible que deba especificar su nombre y no asumir que la persona que llama sabe. Si desea que una persona que llama deje un mensaje en su dirección de correo electrónico, puede decir "Puede dejarme una dirección de correo electrónico en Bob Smith en Sampson punto com", o "Puede dejar un mensaje en Bobsmith en sampson dot com ". Use su mejor criterio, pero al escribir su nombre y el de su compañía, le dará a la persona que llama la mejor oportunidad de obtener la información correcta. No es una buena idea mencionar las direcciones URL, como Facebook o Twitter, ya que pueden ser confusas. Si crees que esos son los mejores lugares para dejarte mensajes, di en tu mensaje saliente: "También puedes dejarme un mensaje en mi página de Facebook".
