Prácticamente todas las organizaciones confían en computadoras o equipos computarizados para alguna función, y muchas organizaciones confían en que los empleados usen computadoras todos los días. A pesar de las etiquetas de precio que llevan estas máquinas, ofrecen un retorno de la inversión de la organización en forma de ganancias de eficiencia, más presentaciones profesionales e incluso una mejor comunicación.
Eficiencia
En los días previos a que las computadoras se hicieran omnipresentes en las organizaciones estadounidenses, los empleados en funciones con funciones complejas como contabilidad y análisis a menudo tenían que realizar cálculos avanzados con poco más que un lápiz, papel y una calculadora. Los empleados encargados de crear documentos también tenían que escribir sus producciones a mano. Las computadoras introdujeron un elemento electrónico que les permite a los empleados crear archivos digitales sin la necesidad de escribir en papel, y las hojas de cálculo electrónicas les permiten a los empleados realizar cálculos matemáticos complejos simplemente escribiéndolos en la máquina. Cuando una organización de extensión 4-H en St. Paul, Minn.,. Las computadoras introducidas en 1986, según el Journal of Extension, los agentes se dieron cuenta rápidamente de la eficiencia en la producción de materiales de capacitación e incluso en la generación de comunicados de prensa.
Profesionalismo
Al igual que las computadoras les permiten a los empleados crear documentos de manera más eficiente, las máquinas también ayudan a los empleados a dar a esos documentos una apariencia profesional y refinada. En lugar de enviar un manuscrito manuscrito o mecanografiado a un periódico o publicación local, por ejemplo, los empleados pueden generar el documento en una aplicación de software, verificar electrónicamente los errores de ortografía y gramática y enviar el documento directamente a un editor. Los profesionales de ventas pueden usar computadoras para generar gráficos y tablas que demuestren las ventajas de sus productos y servicios, y los presentadores pueden usar computadoras para desarrollar y entregar presentaciones de diapositivas profesionales, animadas e incluso interactivas.
Compartir datos
En una lista de ventajas de oficina que ofrecen las computadoras, el sitio web de computación Spam Laws reconoce repetidamente la capacidad de las computadoras y las redes para facilitar el intercambio de información. Los empleados en una ubicación pueden crear documentos electrónicos, y los empleados en otra ubicación, incluso en otro país, pueden recuperar el documento solo unos momentos después. Debido a que los archivos electrónicos ocupan solo una pequeña cantidad de espacio físico, los empleados también pueden llevar archivos cuando viajan o acceder a ellos electrónicamente desde una ubicación remota.
Comunicación
Las computadoras permiten la comunicación electrónica, y esta forma de acceso instantáneo representa una de las ventajas más significativas que las computadoras pueden ofrecer a una organización. Al utilizar la comunicación electrónica como el correo electrónico, la mensajería instantánea y los webcasts, los líderes de la organización pueden comunicarse con una gran cantidad de empleados en tiempo real, independientemente de la ubicación física. Las computadoras también ayudan a facilitar la comunicación electrónica con otras partes interesadas importantes como inversores y proveedores, y los clientes pueden utilizar la comunicación electrónica para obtener un servicio rápidamente o incluso realizar un pedido. Las computadoras pueden incluso ayudar a las organizaciones a reducir los costos de comunicación facilitando las videoconferencias que reducen los viajes físicos o estableciendo conexiones de voz que eliminan la necesidad de los teléfonos tradicionales.
