Ya sea que estén ubicados en hogares privados, centros preescolares o guarderías infantiles, los proveedores de cuidado infantil tienen obligaciones legales y éticas para proteger la privacidad de sus cargos. Tener un sistema establecido para proteger la confidencialidad de la información personal, de comportamiento y de salud ayuda a tranquilizar a los padres. Hacer cumplir ese sistema puede evitar dañar la confianza en el personal, lo que podría llevar a los padres a retener información que afecte el cuidado de sus hijos.
Protocolo de información
Las familias proporcionan nombres, direcciones, fechas de nacimiento y números de teléfono cuando inscriben a sus hijos en el cuidado infantil. La solicitud también puede incluir información de salud y empleo y números de Seguro Social. Todos cuentan como información confidencial que las instalaciones de cuidado infantil deben proteger para proteger a los niños y padres por igual. Las circunstancias familiares, tales como problemas financieros y divorcios pendientes, que pueden revelarse en una conversación, también constituyen información confidencial que se compartirá entre el personal solo cuando sea necesario.
Regulaciones aplicables
El Acta Federal de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico, o HIPAA, se aplica a los proveedores de cuidado infantil. Sin embargo, las regulaciones estatales de confidencialidad varían. Por ejemplo, la ley de Maine otorga a los niños el derecho a la confidencialidad y exige que los centros de cuidado infantil mantengan la confidencialidad de cualquier niño a su cargo o anteriormente a su cuidado. El estado de Washington requiere que las instalaciones mantengan registros confidenciales, pero no regula su divulgación, mientras que los requisitos de licencia de California sí lo hacen. Todos los estados designan a los proveedores de cuidado infantil como informadores obligatorios de sospecha de abuso o negligencia, de acuerdo con el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos.
Políticas Escritas
Las Normas nacionales de desempeño en materia de salud y seguridad de 2011 recomiendan que las operaciones de cuidado infantil tengan una política de confidencialidad por escrito. La ley estatal puede incluso requerir que las instalaciones de cuidado infantil informen a los padres sobre su política de confidencialidad. Una política típica, dada a los padres en un manual de bienvenida, explica qué tipos de información guarda el establecimiento en un archivo seguro y promete que la información confidencial solo se comparte con su permiso. También se debe crear y revisar una política de confidencialidad para los empleados durante la orientación de los nuevos empleados y las evaluaciones anuales de desempeño.
Prepare su instalación
Mantener un archivo para cada niño y almacenar archivos en todos los niños bajo el cuidado de la instalación en un área separada de las salas de actividades limita el acceso a la información confidencial. Los archivos se pueden bloquear como precaución adicional, pero al menos un miembro del personal presente debe tener una llave en todo momento en caso de una emergencia o una inspección. Las instalaciones pueden proteger la información confidencial que se encuentra en los registros de medicamentos y los registros de alergias al designar un lugar seguro para ellos que no está a la vista de los padres y visitantes. La instalación debe asegurarse de que sus archivos de licencia e inspección no contengan información personal sobre empleados o niños.
Precauciones adicionales
El sitio web de un programa de cuidado infantil y las páginas de redes sociales no deben usar videos o fotos de ningún niño sin el permiso por escrito de los padres. Los sitios nunca deben revelar información confidencial sobre el personal, los niños o las familias. Cualquier persona que haga comentarios en discusiones en línea que revelen información privada debe ser bloqueada y sus mensajes eliminados. Las instalaciones también deben tomar precauciones para borrar los datos electrónicos guardados en las computadoras y los documentos en papel que contienen información confidencial al momento de su eliminación.
