Los procedimientos de la oficina son importantes si quiere que todo funcione sin problemas en un entorno profesional, ya sea una firma legal, una oficina de un médico o una institución gubernamental. Es importante tener un procedimiento escrito visible. Cada oficina debe tener un conjunto escrito de procedimientos desarrollados por el supervisor y el gerente de la oficina visibles en la oficina principal.
Qué procedimientos de oficina deben estipular
Las horas de oficina deben ser lo primero que se menciona, y todos los empleados deben estar en el trabajo a tiempo y preparados para el día. Si un cliente llega a la oficina y no hay nadie, es probable que tenga una visión negativa del negocio y que nunca vuelva a aparecer. Además, la oficina debe estar limpia, ordenada y bien provista. Asegúrese de que haya una lista de check-in y bolígrafos disponibles para que los clientes puedan registrarse y, si es posible, que el café y el agua estén disponibles. Las primeras impresiones lo son todo en un negocio exitoso. Además, todos los clientes deben ser tratados con respeto y profesionalidad, ya sea en la oficina o por teléfono. Si se recibe una llamada de un supervisor, el empleado debe obtener toda la información antes de conectarla con la persona que llama, incluido el nombre, la naturaleza de la llamada y el número de teléfono en caso de que se pierda la conexión. Si la llamada es para una cita, deben averiguar la naturaleza de la visita y decirles qué hay disponible, asegurándose de obtener un número de teléfono en caso de cancelación. Siempre deben repetir lo que se dice para que no haya confusión.
Organización
Organice y mantenga una estación de trabajo para obtener la máxima productividad, asegurándose de que haya papel en la copiadora, que las computadoras estén en funcionamiento, que se distribuya el correo y se entreguen los mensajes. Si su trabajo implica establecer arreglos de viaje, asegúrese de saber dónde desea quedarse su supervisor y registrar los tiempos de vuelo y la información sobre el alquiler de un automóvil, y conocer el clima en el destino del viaje. Siempre consulte con su supervisor antes de reservar planes de viaje. Cuando todas las reservas estén completas, imprima dos itinerarios, uno para usted y otro para su supervisor, y asegúrese de ingresar las fechas de viaje en el calendario.
Al final del día, revise las citas con su supervisor y hágale saber de sus citas programadas para el día siguiente. Configure el contestador automático en el correo de voz o en el servicio de contestación fuera de horario. Apague todos los equipos, fotocopiadoras, impresoras y computadoras y vacíe la jarra de café y apague la cafetera. Finalmente, asegúrese de que todas las puertas estén bloqueadas antes de configurar la alarma.
