Ya sea que esté organizando un retiro de negocios, organizando una fiesta para una organización benéfica o auspiciando una conferencia política, mostrando respeto y amabilidad a todos sus invitados, se asegura que su evento sea un éxito. Dar la bienvenida a distinguidos invitados, sin embargo, requiere más planificación y atención. Desde la etiqueta de la cena hasta los discursos introductorios y las adaptaciones, es importante que su huésped se sienta cómodo, respetado y apreciado. Al mismo tiempo, incluso a los huéspedes distinguidos se les puede sofocar con un chorro de agua o con una presión constante para impresionar. Planifique su evento para que su invitado tenga tiempo para relajarse y recargarse entre reuniones, comidas y sesiones.
Saluda a tu invitado personalmente. Ya sea que se encuentre con un invitado distinguido en el aeropuerto o justo antes de una reunión de negocios formal, salude con un cordial saludo y una breve introducción. Proceda a presentar a cualquiera de sus asociados acompañantes a su invitado. Por ejemplo, usted podría decir, "Sra.Invitado importante, me gustaría presentarle al representante de publicidad de nuestra organización, el Sr. Jack Jackson ".
Presente a su invitado una agenda de eventos que describa los horarios y lugares de reunión, las comidas organizadas, las actividades grupales y el tiempo de inactividad. Familiarice a su invitado con la instalación de la reunión o evento, y continúe presentándole a los asociados con los que se encuentra durante el proceso.
Haga que su huésped sea lo más cómodo posible. Si su evento requiere alojamiento durante la noche, reserve la habitación con suficiente antelación. Tenga una copia de la agenda del evento en la sala, así como la información de contacto para usted y otros planificadores de eventos. Además, asegúrese de que sus salas de reuniones estén limpias, organizadas y bien marcadas.
Siga la etiqueta de asientos para cenas formales. Su invitado distinguido debe estar sentado a la derecha del anfitrión. Las tarjetas de lugar se pueden usar para identificar los arreglos de asientos para los invitados.
Escriba y ejecute un discurso breve pero profesional para presentar a su distinguido invitado si tiene previsto hablar en una reunión, almuerzo o cena. De lo contrario, dé la bienvenida a su invitado con comentarios concisos sobre su posición o honores en cualquier reunión o evento en el que él participe. Para un discurso introductorio, debe prepararse con anticipación, desarrollando un breve bosquejo biográfico de su orador investigando sus credenciales, logros y honores. Un discurso introductorio debe abordar el tema en cuestión, la relevancia del tema y una breve descripción de las credenciales del orador. Guarde su nombre para el final, tanto para aumentar el impulso como para indicar al público que le dé la bienvenida al invitado.
