Debido a que el inventario se compone de unidades de productos físicos que ocupan espacio en el estante o espacio de almacenamiento, puede parecer imposible tener un balance negativo del inventario. Sin embargo, en la gestión de inventarios, donde se realiza un seguimiento cercano del inventario mediante sistemas informáticos y métodos de contabilidad, los errores en el proceso pueden causar un saldo negativo en el inventario. Estos problemas deben corregirse para que la administración del inventario funcione correctamente, lo que significa reducir el saldo negativo a una sola causa.
Problemas de ubicación
Un saldo negativo resultante de una diferencia de ubicación se produce cuando una empresa envía o registra accidentalmente el producto en el almacén o almacén incorrecto. Esto hace que los productos permanezcan en un lugar de almacenamiento mientras se envían desde otro lugar de almacenamiento, cuando en realidad sucedió lo contrario, pero los registros de la compañía muestran lo contrario. Esto conduce a un exceso de productos registrados en un lugar y un saldo negativo en otra área. Esto también puede ocurrir cuando se registran números incorrectos para el inventario transferido.
Problemas de producción
El proceso de producción puede ser muy complejo a la hora de grabar. Los subproductos, las cantidades de chatarra, los números de lote y las estadísticas de producción también deben estar correctamente contabilizados. Un error, una transacción de duplicación o una mala interpretación de una factura puede mostrar que se debió haber producido más inventario de lo que realmente fue, creando un inventario fantasma y un saldo negativo que se resuelve cuando se encuentra el error.
Problemas de tiempo
El tiempo es uno de los tipos más simples de saldos de inventario negativos. Cuando se solicita un nuevo inventario, el envío del inventario se puede registrar como completo antes de que el inventario esté fuera de producción, lo que lleva a un saldo negativo. Este es el resultado de un retraso en el procesamiento, no un error, y debe corregirse con el tiempo.
Consideraciones para los ajustes
Ajustar el inventario para cuidar los saldos negativos puede ser difícil. Cuando se trata de problemas de tiempo, ajustar el inventario realmente creará un nuevo problema cuando las transacciones se completen y los números de inventario sean demasiado altos. El ajuste por una diferencia basada en la ubicación puede resolver el problema del libro, pero la empresa debe volver a verificar si los productos se han transferido físicamente a las ubicaciones correctas. En producción, un ajuste no resolverá los errores organizativos que crearon el error de cálculo en primer lugar.
