Cada negocio y persona que trabaja con el público debe comunicarse con el público en algún momento. Pero no es ideal que una parte divida sus recursos entre su negocio principal y explique ese negocio al mundo; ahí es donde entran las agencias de relaciones públicas. Cualquier agencia de relaciones públicas que valga la pena utilizar una variedad de métodos para convertirse en un rostro y una voz eficaces. Para el cliente lo representa.
Entrar en la misma página que el cliente
Antes de que una agencia de relaciones públicas pueda difundir el mensaje en nombre de un cliente, debe averiguar cuál es ese mensaje. Los representantes de relaciones públicas se sientan con sus clientes al comienzo de una relación para averiguar todo lo que puedan sobre sus operaciones. Para las empresas, esa información incluye su declaración de misión general, productos, servicios y cómo los llevan al mercado. Para las figuras públicas, eso incluye información sobre los proyectos profesionales de la persona, así como detalles de la vida personal que podrían afectar la opinión pública. Para todos los clientes, la agencia establece un protocolo para el intercambio de información para que nunca pierda la oportunidad de presentar nuevos desarrollos al público.
Redacción de comunicados de prensa
El producto básico que sale de las agencias de relaciones públicas es el comunicado de prensa, información sobre la compañía que se entrega a las agencias de noticias para su publicación. A las agencias de noticias les gusta tener comunicados de prensa, especialmente en días de noticias lentas, porque significa menos trabajo para llenar el espacio en el periódico. La advertencia es que el comunicado de prensa debe requerir algunos cambios de edición; de lo contrario, los editores de noticias no querrán perder un tiempo precioso en lo que probablemente sea información no esencial. Una forma de evaluar la calidad de una agencia de relaciones públicas es solicitando muestras de comunicados de prensa y examinándolas de acuerdo con las pautas de estilo de Associated Press. Si los lanzamientos difícilmente pueden distinguirse en formato de los artículos de noticias reales, y aún se queda con una impresión positiva de la organización representada en el comunicado, la agencia ha hecho bien su trabajo. Pero a diferencia de un artículo de noticias real, no es importante que un comunicado de prensa contenga citas precisas. A menudo, el escritor de relaciones públicas hace citas, pero solo en nombre de los clientes, y solicita la aprobación del cliente antes de que el comunicado de prensa se envíe a las agencias de noticias.
Estableciendo relaciones con agencias de noticias
Las agencias de relaciones públicas deben mantener una lista de las agencias de noticias a las que envían comunicados de prensa. Pero, lo que es más importante, los profesionales de relaciones públicas establecen relaciones de habla con periodistas que buscan información sobre un cliente para un artículo. Los profesionales de las relaciones públicas son la puerta de entrada a toda la información que proviene de la organización que representan. Eso significa que una agencia de relaciones públicas será el primer contacto del periodista para obtener información sobre el cliente, y la agencia actuará como portavoz del cliente o pondrá al periodista en contacto con la persona adecuada dentro de la organización cliente. A veces, un empleado de la agencia actúa como tercero en una entrevista para guiar las preguntas y respuestas en una dirección positiva.
Gestionando la presencia en redes sociales
Con el desarrollo de las redes sociales, el rol de los profesionales de las relaciones públicas se ha ampliado para incluir la representación de los clientes en línea. Si un cliente tiene un perfil de blog, Facebook o Twitter, la agencia de relaciones públicas debería tener acceso a él; Si el cliente no tiene ninguno, la agencia debe establecer uno. A diferencia de los comunicados de prensa, la presencia en las redes sociales es directa al público. Como resultado, la agencia no debe preocuparse por adherirse al formato de noticias o parecer parcial en nombre del cliente, porque nadie espera que una figura pública o una empresa no toque su propia bocina. Al igual que los deberes o citas de los portavoces en los comunicados de prensa, las actualizaciones de las redes sociales deben escribirse como si la información fuera directa del cliente, en lugar de la perspectiva de un tercero contratado.
